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Autor Thema: Tabellenaufbau einer RechnungsDB Felddatentyp JA oder NEIN  (Gelesen 417 mal)

Offline hansdampf8

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Hallo zusammen!!

Bevor ich mich auf mein nächstes Hobbyprojekt stürze würde ich gerne ein paar Meinungen von euch einholen.
Es geht dabei um eine ganz einfach gehaltene Rechnungsdatenbank inkl. Angebot und Mahnschreiben.
Für jede Sparte(Rechnung,Angebot u Mahnung) gibt es 2 Tabellen, einmal die Kopfdaten und die Detaildaten. In den Kopfdaten befindet sich das Feld blnUSt vom Datentyp Ja/Nein(Boolean) um festzuhalten, ob es hier mit oder ohne Umsatzsteuer weiter geht.
Mein erster Ansatz war alle Tabellen doppelt anzulegen um eine direkte Trennung zwischen umsatzsteuerbefreit und umsatzsteuerpflichtig zu haben und dann kam mir die Idee mit dem Feld blnUSt.
Das möchte ich dann einfach per Klick anwählen und entscheiden ob USt ja oder nein. Beim Klick müsste natürlich im Formular und im Bericht die richtige Zuordnung erfolgen. Im Formular sollte bei Ja ein Feld USt erscheinen und die richtige Berechnung auslösen.
 
Leider komme ich momentan einfach nicht weiter bzw welchen Ansatz soll ich sinnvoller Weise verfolgen? (und wie spreche ich das Boolean Feld an)

Viele Grüße
HansDampf8
 

Offline MzKlMu

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Re: Tabellenaufbau einer RechnungsDB Felddatentyp JA oder NEIN
« Antwort #1 am: Juli 02, 2017, 21:56:37 »
Hallo,
das würde ich nicht so machen. Die Umsatzsteuer unterliegt ja auch Veränderungen über der Zeit. Ich würde da eine Tabelle anlegen für die verschiedenen Umsatzsteuerwerte und nur einen Fremdschlüssel in der Rechnung speichern. Die Umsatzsteuertabelle sollte auch einen Datensatz haben mit dem Umsatzsteuerwert 0%. Die Berechnungen der Steuer sind dann immer gleich. 0% = 0€ Steuer.

Es muss auch noch beachtet werden, dass verschiedene Posten auf der Rechnung unterschiedliche Umsatzsteuersätze haben könnten.
Gruß
Klaus
 

Offline hansdampf8

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Re: Tabellenaufbau einer RechnungsDB Felddatentyp JA oder NEIN
« Antwort #2 am: Juli 02, 2017, 22:41:00 »
Hallo Klaus,

ich hab vergessen zu erwähnen, dass ich eine Tabbelle 'Steuersätze' angelegt habe um zwischen den verschiedenen Steuersätzen wählen zu können. Und natürlich noch eine Tabelle Kunden.
Welchen Ansatz für den weiteren Aufbau würdest du nehmen? Die Tabellen einmal mit USt und alle einmal ohne USt oder hinter jeder Rechnungsnummer und Angebotsnummer das Kontrollkästchen für USt JA oder NEIN?

Ich füge mal einen ersten Ansatz der DB an um es vielleicht besser zu verdeutlichen.. Ich habe manchmal Schwierigkeiten mit der richtigen Formulierung meiner Probleme.

 
 

Offline Beaker s.a.

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Re: Tabellenaufbau einer RechnungsDB Felddatentyp JA oder NEIN
« Antwort #3 am: Juli 02, 2017, 22:49:04 »
Hallo,
Die Berechnung der USt. ist ja von verschiedenen Faktoren abhängig.
1. Vom Lieferort (z.B. Drittländer -keine USt.)
2. Status des Belieferten (Konsument, Zwischenverkauf, vorhandene UStID)
3. Artikel (Steuersatz).
Ich habe das bei mir also als Ja/Nein-Feld beim Kunden, und als FK beim
Artikel (so wie von Klaus angemerkt).
Bei einem Kunden ohne USt. bleibt dann der Steuersatz beim Artikel
unberücksichtigt.
gruss ekkehard
--
Beaker s.a., der lieber an seinem eigenen Projekt arbeiten würde/sollte, aber irgendwie immer gerne seinen Senf dazu gibt ;-)
S.M.I².L.E.
 

Offline Beaker s.a.

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Re: Tabellenaufbau einer RechnungsDB Felddatentyp JA oder NEIN
« Antwort #4 am: Juli 02, 2017, 22:52:30 »
Hallo Hans,
Zitat
Die Tabellen einmal mit USt und alle einmal ohne USt
Auf keinen Fall, es reicht wenn du den Nettopreis in einer Tabelle hast.
Die USt.-Berechnung (Bruttopreis) erfolgt dann auf den Belegen anhand
des Steuerschlüssels.
gruss ekkehard
--
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S.M.I².L.E.
 

Offline MzKlMu

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Re: Tabellenaufbau einer RechnungsDB Felddatentyp JA oder NEIN
« Antwort #5 am: Juli 02, 2017, 23:53:19 »
Hallo,
ich würde das dann doch etwas anders machen. In die Tabelle mit den Steuersätzen kommt ein Datensatz mit dem Steuersatz 0%, der dann bei Kunden ohne Steuer verwendet wird. Kein KK für Ust Ja/Nein, das ist dann überflüssig. Hatte ich oben schon geschrieben.
Weiterhin sollte ja das Angebot und die daraus folgende Rechnung gleich sein. Dann wird in der Rechnungstabelle nur ein Fremdschlüssel zum Angebot geführt. Ändert sich das Angebot, wird entweder das Angebot geändert, oder ein neues Angebot erstellt um die Historie zu erhalten.
Die Tabelle "tbl_RechnungDtl" entfällt dann ersatzlos.

Was kommt den in die Tabelle Stammdaten ?
Die ist nicht im Beziehungsbild ?

Und beachte die Anmerkungen von ekkehard und mir zur Umsatzsteuer, die ja auch vom Artikel abhängig sein kann.

Gibt es keine Tabelle für die Waren die Du verkaufst ?

Und noch eine Anmerkung zu den Präfixen vor den Feldnamen. Die sind so überflüssig wie ein Kropf und erschweren Dir nur die Arbeit, sonst nix. Dass das AngebotDatum ein Datum ist, erkennt man auch ohne das dat. Du hast die Menge als sng (Single) Zahl, hast Du wirklich Kommazahlen als Menge ?
Und da beginnt dann schon die Problematik, das willst/musst Du ändern in int, Wenn Du konsequent bist, musst Du das jetzt machen und alles ändern (und suchen wo was zu ändern ist) jedes Formular, Abfrage, Bericht, VBA Code einfach überall muss das jetzt geändert werden. Wenn die DB fortgeschritten ist, wird das recht mühsam und es geht nicht alles automatisch. Wenn die Autokorrektur ausgeschaltet ist, gar nix. Das Feld mit dem Einzelpreis muss auch geändert werden, sng ist viel zu ungenau, das gibt Rundungsprobleme ohne Ende. Währung wäre da einzustellen. Single ist meist völlig unbrauchbar, besonders wenn mit Zahlen gerechnet wird. Und auf das Prozentformat würde ich auch verzichten. Da wird nämlich die Zahl im Hintergrund als 0,19 gespeichert, was im weiteren Verlauf mehr Ärger macht als nutzt, Nimm eine Ganzzahl und trage 19 bzw. 7 ein, ohne Prozent, die macht man später dazu.
An die Fremdschlüssel hängt man ein _F an und verwende keine Sonder und Leerzeichen in Feldnamen.

Im Anhang mal die umgerüstete DB, ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Und die Stammdaten musst Du mal noch erklären.
« Letzte Änderung: Juli 03, 2017, 07:18:45 von MzKlMu »
Gruß
Klaus
 

Offline hansdampf8

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Re: Tabellenaufbau einer RechnungsDB Felddatentyp JA oder NEIN
« Antwort #6 am: Juli 03, 2017, 05:24:15 »
Guten Morgen und vielen Dank für eure Antworten.

Ich schaue mir den Entwurf heute Nachmittag in Ruhe an und kläre dann gerne die Bedeutung der tbl_Stammdaten auf.

Alles nicht so einfach und ich habe noch einiges an Grundwissen nachzuholen.

Schönen Wochenstart und bis später..

Gruß Hans
 

Offline Beaker s.a.

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Re: Tabellenaufbau einer RechnungsDB Felddatentyp JA oder NEIN
« Antwort #7 am: Juli 03, 2017, 17:52:57 »
Hallo Klaus,
Zitat
Kein KK für Ust Ja/Nein, das ist dann überflüssig.
Muss dir da Recht geben, inzwischen gibt es ja auch ausländische USt. mit
abweichenden %ten, die man u.U. beachten muss. Daran hatte ich nicht
gedacht.
gruss ekkehard
--
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Offline hansdampf8

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Re: Tabellenaufbau einer RechnungsDB Felddatentyp JA oder NEIN
« Antwort #8 am: Juli 03, 2017, 21:07:08 »
Hallo und guten Abend!

Ich versuche jetzt mal das ganze Projekt etwas genauer zu beschreiben und die gewollte Einfachheit der DB darzustellen.

Es soll eine wirklich einfache Rechnungsdatenbank mit Angebot, Mahn- u. Rechnungslegung sein. Und hier meine ich wirklich einfach. Es wird u werden keine Artikel vorgegeben und alles bezieht sich auf einen USt.-Satz. (kein Ausland, keine Briefmarken- werden nicht versteuert, keine Lebensmittel u.s.w. )
Alles in den Rechnungsdetails wird händisch eingetragen und kann frei formuliert werden. Im Feld Menge werden manchmal Kommazahlen benötigt. z.B. 25,8 lfm beim einsetzen von Hauseingangstüren

Des Weiteren muss nicht automatisch für jede Rechnung ein Angebot geschrieben werden. Somit brauche ich unbedingt die Tabellen für Angebote und Rechnungen inkl. der Tabellen Angebot- u. Rechnungs-Details.
Für Folgeaufträge oder Abschlagsrechnungen benötige ich keine Angebote.

Die Tabelle Stammdaten soll das ganze Projekt unabhängiger und flexibler für den späteren Nutzer machen. In diese Tabelle werden alle relevanten Firmendaten und gegebenfalls ein Logo eingeflegt. Somit muss man nicht alle Berichte später händisch ändern. Alle Werte werden dann per DOM Anweisung in die korrekten Felder eingetragen bzw automatisch übernommen.

Danke für den Tip mit den Fremdschlüssel _F , dass werde ich in Zukunft so machen. Die Präfixe habe ich laut Namenskonvention für Access verwendet und dachte das ist wichtig und richtig so??

Angedachte Tabellen sollen sein:

tbl_Kunden
tbl_Stammdaten(Daten der Firma)
tbl_Angebot u. tbl_AngebotDtl
tbl_Rechnung u. tbl_RechnungDtl
tbl_Mahnung u. tbl_MahnungDtl
tbl_Steuersatz(falls der sich mal ändert, oder wir doch einen anderen brauchen)

Nun noch kurz zu meinem eigentlichen Problem mit der USt.
Wie halte ich Rechnungen mit und ohne USt. strikt getrennt bzw. vermerke das sie ohne oder mit Steuer sind. Und drucke dann natürlich auch den richtigen Bericht aus.

Meine Lösung wäre wie schon erwähnt, alles doppelt anzulegen. Einmal alles mit USt und einmal ohne. Bezieht sich natürlich nur auf Angebote und Rechnungen, Mahnungen und Kunden brauchen das ja nicht.
Ich konnte einfach nicht das KK abfragen per VBA um eine entsprechende Aktion auszugeben.
z.B. KK ist True dann soll im Formfuß die USt. berechnet werden und der Bericht mit USt Gedöns gewählt werden.

Gruß Hans
 
 

Offline MzKlMu

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Re: Tabellenaufbau einer RechnungsDB Felddatentyp JA oder NEIN
« Antwort #9 am: Juli 03, 2017, 23:27:50 »
Hallo,
Zitat
Es soll eine wirklich einfache Rechnungsdatenbank mit Angebot, Mahn- u. Rechnungslegung sein. Und hier meine ich wirklich einfach.
das kannst Du mal gleich vergessen, das wird mit Sicherheit keine einfache Datenbank, im Gegenteil mit Deinen Anforderungen und einem datenbankkonformen Aufbau wird das ziemlich kompliziert werden.
Zitat
Im Feld Menge werden manchmal Kommazahlen benötigt. z.B. 25,8 lfm
Dann verwende als Datentyp Double, Single ist für Zahlen mit Berechnungen unbrauchbar.
Zitat
Somit brauche ich unbedingt die Tabellen für Angebote und Rechnungen inkl. der Tabellen Angebot- u. Rechnungs-Details.
Nein, das solltest Du unbedingt vermeiden. Das würde ja bedeuten, wenn ein Angebot vorliegt musst Du die Daten 2x erfassen. Das widerspricht bereits den grundlegenden Datenbankregeln. Was hindert Dich daran, auch wenn kein Angebot verlangt wurde/erforderlich ist, die Daten trotzdem als Angebot zu erfassen ?
Es ist doch egal, wo die Daten für die Rechnung erfasst werden.
Daher vergiss das mit den getrennten Tabellen, es wäre ein grober Fehler.
Zitat
Für Folgeaufträge oder Abschlagsrechnungen benötige ich keine Angebote.
Auch die Folgeaufträge erfasst Du intern als Angebot.
Wie ist das mit den Abschlagsrechnungen, sind das auch Positionen oder wird da einfach von der Gesamtsumme ein Teilbetrag in Rechnung gestellt. Für Abschlagsrechnungen die ja auf einer Hauptrechnung beruhen ist in jedem Fall eine extra Tabelle notwendig mit einem Fremdschlüssel zur Hauptrechnung.

Die Stammdatentabelle habe ich immer noch nicht ganz verstanden, was ist denn der Unterschied zwischen der Kundentabelle und den Stammdaten, sind das nicht die Kunden ?
Zitat
und gegebenfalls ein Logo
Das mit dem Logo solltest Du vermeiden, allenfalls als exteren Bilddatei die denn bei Bedarf angezeigt wird. aber das Logo nicht in der DB speichern.
Zitat
Alle Werte werden dann per DOM Anweisung in die korrekten Felder eingetragen bzw automatisch übernommen
Wozu Dom (das ist eine Datenbankbremse), Du brauchst doch keine DOM Anweisung zum Füllen der Felder, Formulare und Berichte werden an die Tabellen/Abfragen gebunden und fertig.
Zitat
Die Präfixe habe ich laut Namenskonvention für Access verwendet und dachte das ist wichtig und richtig
Bei den Feldnamen (und nur dort) sind die Präfixe aus den genannten Gründen nicht zu empfehlen.

Zitat
tbl_MahnungDtl
Was willst Du in dieser Tabelle erfassen, eine Mahnung bekommt nur einen Bezug zur Rechnung, Details braucht es da nicht.

Was die Ust betrifft, löse Dich von dem KK es ist überflüssig. In meinem Beispiel findest Du einen Eintrag "Ohne Steuer" mit 0% und der wird bei ohne Ust ausgewählt.
Da die Steuer ja über den Prozentsatz errechnet wird, ergibt sich bei 0% automatisch 0€ Steuer. Bzw. bei "Ohne Steuer" wird nicht gerechnet.
Die Felder mit 0 werden im Bericht einfach ausgeblendet. Da braucht es kein extra KK, vergiss es. Und schon gar nicht 2 Tabellen (mit und ohne Ust.). Auch den Rechnungsbericht gibt es nur 1x, die Auswahl des Steuersatzes bestimmt was im Bericht zu sehen ist.

Und beachte noch meine Hinweise zu den Datentypen und das %-Format solltest Du auch vermeiden.


« Letzte Änderung: Juli 03, 2017, 23:35:26 von MzKlMu »
Gruß
Klaus
 
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Offline hansdampf8

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Re: Tabellenaufbau einer RechnungsDB Felddatentyp JA oder NEIN
« Antwort #10 am: Juli 04, 2017, 10:23:38 »
Hallo Klaus und erstmal danke für deine ausführliche Antwort und für die Zeit, die du investierst.

Ich glaube jetzt auch das Vorhaben wird wohl wirklich nicht so einfach und eher in Richtung sehr kompliziert gehen.
Trotzdem werde ich das Projekt umsetzen bzw. ich werde auf auf jeden Fall versuchen.
Um erstmal in Gang zu kommen benötige ich aber noch bissl Input bzw. habe Klärungsbedarf.

Zitat
Dann verwende als Datentyp Double, Single ist für Zahlen mit Berechnungen unbrauchbar.
Sehe ich ein und werde es dankend befolgen.
Zitat
Somit brauche ich unbedingt die Tabellen für Angebote und Rechnungen inkl. der Tabellen Angebot- u. Rechnungs-Details.
Nein, das solltest Du unbedingt vermeiden. Das würde ja bedeuten, wenn ein Angebot vorliegt musst Du die Daten 2x erfassen.
Hier habe ich ein wenig Bauchschmerzen.
Ich verstehe schon, dass sich aus einem genehmigten Angebot eine Redundanz entwickelt bei Rechnungslegung und separater Tabellen für Angebot und Rechnung.
Aber wie halte ich dann Rechnungen und Angebote getrennt voneinander? Und brauche ich für einen Auftrag kein Angebot wäre es doch irreführend die Daten bei Angebot einzugeben. Quasi müsste man ja grundsätzlich Daten eingeben und danach entscheiden ob dies eine Rechnung oder ein Angebot wird. ODER habe ich hier einen komplett falschen Denkansatz??

Zitat
Die Stammdatentabelle habe ich immer noch nicht ganz verstanden, was ist denn der Unterschied zwischen der Kundentabelle und den Stammdaten, sind das nicht die Kunden ?
In die Stammdaten sollen die eigenen Firmendaten rein.(Bankverbindung, Name, Firma u.s.w.)
Somit brauch man diese Daten später bei Weitergabe der DB an eine andere Firma der sie für seine Rechnungslegung nutzen möchten nur in der Tabelle tbl_Stammdaten ändern und nicht mühsam in den Berichten und Co.
Anbei ein Bild zur Verdeutlichung.


Ich stelle mal ein Tabellenlayout fertig und reiche es hier zur Begutachtung ein. Damit wir mal was haben zum ändern.


Viele Grüße Hans







 

Offline DF6GL

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Re: Tabellenaufbau einer RechnungsDB Felddatentyp JA oder NEIN
« Antwort #11 am: Juli 04, 2017, 10:42:30 »
Hallo,
Zitat
Hier habe ich ein wenig Bauchschmerzen.
Ich verstehe schon, dass sich aus einem genehmigten Angebot eine Redundanz entwickelt bei Rechnungslegung und separater Tabellen für Angebot und Rechnung.


Naja, der Vorschlag von Klaus ist ja nun einer von mehreren möglichen...

Wie genau das aussehen soll, musst Du anhand der gegebenen Arbeits- und Datensituation selbst herausfinden, bzw. definieren.


Denkbar ist natürlich auch, für Angebote, Bestellungen und Rechnungen(+ Lieferscheine)  separate Tabellen (mit je ihren Positionstabellen) zu erstellen.  Als "Workflow" , mit z. B. einem Button "Buchen" werden dann mittels Anfügeabfragen die relevanten (nötigen) Daten aus z. B. der Tabelle  "tblBestellungen" in "tblRechnungen" übertragen.  Dabei sind evtl. Status-Felder zu berücksichtigen.  Das hat den Vorteil(?)  dass auch ohne Bestellung eine Rechnung von Hand erzeugt , bzw. ein von einer Bestellung herrührende Rechnung individuell erweitert werden kann. Zudem können sich zeitlich änderbare Werte (z. B. Produktpreis) fest abgelegt werden.  Eine Rechnung darf zudem, nachdem sie "gebucht" (als gültig definiert) wurde, nicht mehr änderbar sein.
Inwieweit solche Arbeitsabläufe eine Rolle spielen müssen, ist von Dir anhand der aktuellen Arbeitssituation abzuklären. 

Offline hansdampf8

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Re: Tabellenaufbau einer RechnungsDB Felddatentyp JA oder NEIN
« Antwort #12 am: Juli 13, 2017, 22:27:06 »
Hallo zusammen!!!

Hier meine Rückmeldung zum Tabellenlayout. Ich werde die Datenbank nach diesem Schema anfertigen obwohl das nicht die eleganteste Lösung in euren Augen sein wird.
In einigen Wochen und nach noch viel mehr Stunden mit Kopfschmerzen wegen anstehender Accessproblemen wird mein KnowHow weiter wachsen und dann sehe ich die Dinge vielleicht anders.
Das KK werde ich auch belassen und es wird mir als apsrechbares Element für VBA dienen. Über das KK werde ich im UFO un im HF je nach Wert die Anzeigen der USt einblenden oder ausblenden lassen. (der Optik halber)
Auf jeden Fall wird die Fertigstellung wesentlich mehr Zeit in Anspruch nehmen als gedacht und hier werde ich garantiert noch die eine oder andere Frage stellen.

Wer Lust hat, kann sich ja kurz zu den Tabellen äußern.

Viele Grüße Hans
 

Offline MzKlMu

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Re: Tabellenaufbau einer RechnungsDB Felddatentyp JA oder NEIN
« Antwort #13 am: Juli 13, 2017, 23:08:51 »
Hallo,
wie bereits gesagt, halte ich den Aufbau für falsch um nicht zu sagen unbrauchbar. Du betreibst doppelte unnötige Datenhaltung mit dem Aufwand auch Daten doppelt eingeben zu müssen. Und das KK ist auch überflüssig, bei korrektem Aufbau kann man das alles optisch unterscheiden.
Zur Tabelle "tblMahnung"
Der Rechnungsbetrag gehört in die Tabelle mit der Rechnung und nicht zur Mahnung. Ebenso das Zahlungsziel. Das Rechnungsdatum steht ja schon in der Rechnung, ist daher bei der Mahnung auch nicht notwendig. Auch der Fremdschlüssel zum Kunden (IDKunde_F) wird nicht benötigt.
Und für die Grundfunktionalitäten braucht es auch kein VBA, keinen Buchstaben.

Du frägst hier um Rat, nimmst aber keinen an.

« Letzte Änderung: Juli 13, 2017, 23:45:56 von MzKlMu »
Gruß
Klaus
 

Offline Beaker s.a.

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Re: Tabellenaufbau einer RechnungsDB Felddatentyp JA oder NEIN
« Antwort #14 am: Juli 13, 2017, 23:19:22 »
Hallo,
Wie willst du denn bei dem jetzigen Aufbau wissen welches Angebot zu
welcher Rechnung gehört und umgekehrt?
Ich bin da ganz bei Klaus.
gruss ekkehard
--
Beaker s.a., der lieber an seinem eigenen Projekt arbeiten würde/sollte, aber irgendwie immer gerne seinen Senf dazu gibt ;-)
S.M.I².L.E.