Sitzungsprotokoll

[Marzer]

Hallo zusammen

Mir schwebt eine Datenbank zur Protokollierung unserer Vorstandssitzungen vor.

An diesen Sitzungen werden verschiedene Themen mit Unterthemen besprochen. Zum Beispiel:
Thema: Verkehrsplanung; Unterthema: Parkplätze; Gesprächsnotizen....
Thema: Verkehrsplanung; Unterthema: Verkehrsberuhigung; Gesprächsnotizen....
Thema: Anlässe; Unterthema: Fussballturnier; Gesprächnotizen....
Thema: Anlässe; Unterthema: Flohmarkt; Gesprächsnotizen....

Die Themen und Unterthemen sollten mit einem oder mehreren Items markiert werden können z.B. Abgeschlossen, Für Hauptversammlung, Entscheidungen etc. So dass später nach diesen Markierungen gefiltert werden kann

Später sollten Abfragen möglich sein, um zu sehe
   - Was wurde  zu folgenden Themen besprochen/entschieden,  chronologisch
   - Was wurde zu folgenden Unterthemen besprochen/entschieden,  chronologisch
   - Was wurde an einer bestimmten Sitzung besprochen

Es wäre toll, wenn an der Sitzung auf unkomplizierte Weise auch neue Themen/Unterthemen eingegeben werden könnten

Es wäre auch wichtig, wenn Dokumentiert werden könnte, wer an der jeweiligen Sitzung anwesend war

Ist sowas in MS Access, ohne Programmierkenntnisse möglich?
Kennt jemand bereits ein Programm, das das kann? (die Finanzen sind sehr begrenzt)

[MzKlMu]

Hallo,
ja, das geht mit Access. Aber eine solch umfangreiche Datenbank wirst Du ohne Programmierung (VBA) nicht erstellen können.

Was ist eigentlich aus Deinem anderen Projekt geworden, das ist ja ähnlich, bzw. scheint noch das gleiche Projekt zu sein.

https://www.access-o-mania.de/forum/index.php?topic=27109.msg162393#msg162393

[Marzer]

Ja, das war ein ähnliches Thema, aber in einem anderen Umfeld. Da mir vom Arbeitgeber mitgeteilt wurde, dass zum aktuellen Zeitpunkt kein Interesse an so einer Idee besteht, habe ich das damalige Projekt nicht mehr weiter verfolgt.
Die Ideen im Kopf blieben aber bestehen, darum kam ich jetzt im Vereinsumfeld wieder auf eine ähnliche Idee.

Das aktuelle Projekt, ist demnach zu schwierig für mich und ich werde mich auf die Suche nach anderen Lösungen machen.

Vielen Dank für die klare Antwort.
 

[PhilS]

Mir schwebt eine Datenbank zur Protokollierung unserer Vorstandssitzungen vor.

Wie meinst du das genau?

Wenn es um die Datenerfassung, d.h. Abtippen eines Protokolls aus einem anderen Medium/Software, geht um ein Protokoll in einer formalen Struktur zu erzeugen, dann ist das so mit Einschränkungen (s.u.) möglich.

Wenn es dein Ziel ist, direkt während einer Sitzung mitzuprotokollieren, dann halte ich Access nicht für das beste Werkzeug um eine Software zu diesem Zweck zu erstellen.

Ich verwendet selbst Microsoft OneNote um direkt in Besprechungen mitzuschreiben. Diese Protokolle hebe ich auch unbestimmte Zeit auf, um die Inhalte der Besprechungen längerfristig zu dokumentieren.
Dabei ist es für mich essenziell, dass ich schnell und ohne starre Vorgaben in meinem Protokoll flexibel arbeiten kann. D.h. Text formatieren, Tabellen und Bilder einfügen, Textpassagen, verschieben und restrukturieren.

Das ist mit Access zwar weitgehend möglich, aber die flexible und einfache Benutzeroberfläche zu gestalten dürfte extrem schwierig werden.

Das alles sollte idealerweise auf beliebigen Endgeräten (inkl. Tablet und Smartphone mit alternativen Eingabemöglichkeiten wie Touch und Stift.) funktionieren. - Auf einem Windows Tablet auch mit Access noch möglich, aber auf dem Smartphone nicht mehr.

Eine benutzerfreundliche Oberfläche für das Live-Protokollieren in einem Meeting mit den o.g. Anforderungen zu erstellen ist mit Microsoft Access schwierig bis unmöglich.

[Marzer]

Bis jetzt machen wir das auch im Onenote.
Leider passiert es uns immer wieder, das wir zum gleiche Themen/ Unterthemen (je nach Protokollführer) anders benennen und dann später nicht wieder finden. Hinzu kommt, dass man die einzelnen Seiten von Onenote nicht sperren kann. Jeder kann jederzeit den Inhalt verändern, auch versehentlich...
Darum war ich auf der Suchen nach einer "besseren" Lösung. Das scheint mir nun aber zu Aufwändig und für mich nicht umsetzbar.
Viele Dank aber für deine Rückmeldung
Heinz

[PhilS]

Bis jetzt machen wir das auch im Onenote.

Leider passiert es uns immer wieder, das wir zum gleiche Themen/ Unterthemen (je nach Protokollführer) anders benennen und dann später nicht wieder finden. Hinzu kommt, dass man die einzelnen Seiten von Onenote nicht sperren kann. Jeder kann jederzeit den Inhalt verändern, auch versehentlich...

Die Probleme kann ich nachvollziehen.
Evtl. hilft es bei den unterschiedlichen Benennungen für wiederkehrende Themen, wenn ihr ein Template für Eure Sitzungsprotokolle definiert, in denen übliche wiederkehrende Themen bereits vordefiniert sind. 
Als Schutz gegen Veränderung könnte man den finalen Stand eines Protokolls als PDF exportieren und dann das PDF als das verbindlich archivierte Dokument zu der Sitzung betrachten.

Diese beiden Aspekte lassen sich in einer Access Anwendung wesentlich besser lösen, aber aus meiner Sicht rechtfertigt das nicht den Aufwand und die Nachteile einer Umsetzung in Access.