Dezember 05, 2021, 07:07:29

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Dokumente lenken

Begonnen von nu33er, Juni 12, 2021, 11:38:34

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nu33er

Guten Morgen,

ich möchte gerne einige Dokumente lenken:

Klassisch bedeutet das:
1. Dokumente werden durchnummeriert
2. müssen freigegeben werden
3. Design soll bei allen gleich sein



Die Schwierigkeit ist, das es sich um unterschiedliche Arten von Dokumenten handelt,

Neu erstellte Dokumente die über Access erstellt wurden - da habe ich keine Problem, das mit den Rechten und Design und durch Nummerierung zu lösen. Mein Problem ist wie mache ich das mit externen Dokumenten?

z.B.

a. eine Bedienungsanleitung in PDF
b. eine Tabelle mit Berechnungen

wie bekomme ich die ins Access um sie dort zu lenken (durch nummerien + Änderungshistorie) und einem einheitlichen Design (Bericht) zu unterwerfen.

hinzu kommt noch, das nicht jeder was ändern darf und es sollte das speichern unterbunden sein - also nur lesen oder ausdrucken.

bin für jeden Tipp dankbar, welches Modul welche Befehle (keine Lösungen will das ja selbst verstehen)

Danke im Voraus
Marcus

DF6GL

Hallo,

sehr unklar, was genau die Situation ist und was erreicht werden soll.


Wenn es sich um Access-fremde Dateien handelt (pdf, docx, pptx, etc.) , dann wird es wohl mit einer Berechtigungssteuerung schwierig werden.  Solche Dateien können ganz ohne Access manipuliert werden.

Eine mögliche Lösungs-Annäherung wäre, die Dateien als Binary-Stream in ein Memo-Feld oder mittels OLE-Feld in eine Tabelle einzulesen und nicht auf der HDD in einem Verzeichnis vorzuhalten. Das bedeutet aber, dass jedes mal zur Ansicht oder zur Manipulation das Tabellenfeld in eine reale Datei in einem HDD-Verzeichnis zwischengespeichert und dann mit dem dazugehörenden Programm weiterbehandelt werden muss.  Der "DSO-Framer" bietet auch z. B. die Möglichkeit, verschiedene Dateien direkt in einem Formular anzuzeigen. Diese Methode kann aber schnell zu sehr großen Backend-Dateien (bis zur max. spezifizierten Größe von 2 GB)  führen, es ist jedoch eine "Berechtigungssteuerung"  und auch eine Versionierung möglich. Wird eine Datei geändert, so ist sie sofort wieder in das Memo- oder OLE-Feld als neuer Datensatz einzulesen und weitere Daten (z.B. Änderungsdatum, Autor, Neue Nummer, etc.) zu ergänzen.



Zitateinem einheitlichen Design (Bericht) zu unterwerfen.

Was heißt das? Soll eine Auflistung der Änderungs-Historie ermöglicht werden?

Wenn die mit o. g. Methode erzeugten Historien-DS erzeugt wurden, könne diese mittels Bericht mit gewünschtem, bzw. passendem Layout dargestellt werden.






nu33er

@franz, DF6GL

danke für die schnelle Antwort.

#Folgende Situation (Aufgabe),

in meinem Verein gibt es mehrere Dokumente:

(kleiner Auszug sind in Wirklichkeit über 200)
1. aktive Mitglieder
2. passive Mitglieder
3. ehemalige
4. Mietverträge
5. Mitgliedschaftsübersicht und Beiträge
6. Vordruck Aushänge
7. Vereinslogo

# derzeitige Lösung
Excel VBA
in der Spalte A werden fortlaufend Nummern generiert und dazu wird automatisch ein Ordner mit der der Nummer am Laufwerk angelegt. in den anderen Spalten kann ich Name Datum Gültigkeit usw. erfassen.
Dieser Weg funktioniert im Grunde gut, bis auf:

a. es werden Dokumente geändert ohne das in der Übersicht zu vermerken
b. das Logo ändert sich (muss per Hand geändert werden)
c. jeder hat die Möglichkeit Dateien zu ändern oder zu löschen

# Wunsch:

A. geschützter Ordner (hier kann nur über Access zugegriffen werden
B. die momentan verwendeten Dokumente ins Access einlesen - so das ich sie zukünftig in Access verändern kann

mein letzte Aktionen im Access 1999.

wie gesagt ich brauche keine Lösung mir geht es nur um ein paar Tipp die mir die Richtung weisen. Danke im Voraus

DF6GL

Juni 12, 2021, 21:41:08 #3 Letzte Bearbeitung: Juni 12, 2021, 21:48:37 von DF6GL
Hallo,

Deine Aufgabe ist es nicht, irgendwelche Dokumente einzulesen und zu verwalten.  Deine Aufgabe wäre, ein db-taugliches Konzept zu erarbeiten, wie eine Mitgliederverwaltung, und etwas anderes ist das ja nicht, mit Access zu realisieren wäre.



Zitatin meinem Verein gibt es mehrere Dokumente:

Das mag ja sein, Dokumente sind  hier aber lediglich "Ergebnisse" aus einer wie auch immer gearteten Datensammlung/-erfassung


Wenn man das Ganze mit einer DB (Access) abbilden will:

1. - 3. : Das sind reine Access-Tabellen.

4. : ist auch als Tabelle mit den reinen Mietkonditionen zu sehen. Der "Mietvertrag" selber in Form eines Papierausdrucks erfordert lediglich einen mit passendem Layout versehenen Bericht.

5. :  ergibt sich zwangsläufig aus den erfassten Daten ( in den Access- Tabellen)

6. : Ist kein Access-Problem, eher ein organisatorisches, wobei zu fragen ist, was diese "Aushänge" für einen Inhalt haben sollen.

7. : ist reine Darstellung am Monitor oder auf dem Papier. Soll heißen , ein Logo kann überall als Bild eingefügt werden, wo es dann gewünscht ist.


Vergiss Excel.  Eine relationale DB (Access) funktioniert ganz anders, und ein Einlesen von Dokumenten mit Berechtigungsverwaltung ist hier überhaupt nicht nötig, bzw. eh falsch.

Es wird lediglich einen Schnitt im Verwaltungsablauf geben, wenn Excel aufgegeben  und mit einer Access-Applikation die Mitglieder verwaltet werden.