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Abfragen erstellen mit Zwischensummen für Gruppen und Gesamtsumme

Begonnen von AccessNovize, Oktober 14, 2021, 10:12:42

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AccessNovize

Hallo Access Gemeinde,

ich bin, wie mein Nutzername schon aussagt, ziemlich neu im Bereich Access.
Ich brauchte eine Vertragsverwaltungsdatenbank und habe mir die mühselig
mit ganz viel Versuchen und unter Zuhilfenahme einiger Bücher zu Access
zusammen gefrickelt. In dieser werden Leasingverträge zwischen
zwei Gesellschaften festgehalten.

Aber bevor ich lange Erklärungen verfasse, hier meine Tabelle in
Entwurfssicht mit allen Feldern:

Feldname         Felddatentyp
Vertragsnummer         Kurzer Text
Anlagennummer         Kurzer Text
Anlagenbezeichnung Kurzer Text
Anschaffungskosten Zahl
ND in Jahren         Zahl
ND in Monaten         Berechnet
Standort         Kurzer Text
Aktivierungsdatum Datum/Uhrzeit
Abschreibungsbeginn Datum/Uhrzeit
Grundmietzeit         Berechnet
Vertragsbeginn         Berechnet
Vertragsende         Berechnet
Leasingzins         Zahl
Optionskaufpreis Berechnet
Monatl. Leasingrate Berechnet
Vertrag unterschrieben Ja/Nein  (wird manuell gesetzt)
Vertrag aktiv         Ja/Nein  (wird manuell gesetzt)
Vertrag                 Anlage
Anmerkungen         Langer Text

Jetzt möchte ich einige Abfragen machen hierzu.
Bei der ersten Abfrage sollen alle Dateneinträge
in folgender Weise angezeigt werden:

Vertragsnummer Anlagennummer Anlagenbez. Standort Leasingrate MM/Jahr Vertrag aktiv

Hierbei sollten Verträge gruppiert nach Standort, sortiert nach Vertragsnummer,
mit Zwischensumme Leasingraten pro Standort und Gesamtsumme Leasingrate über
alle Standorte anzeigt werden.
Es sollten jedoch nur alle Dateneinträge angezeigt werden, bei denen das Häkchen
"Ja" im Feld Vertrag aktiv gesetzt ist, anzeigt werden. Also nur alle aktiven
Verträge. Das Feld "aktiv" muss dann aber zwangsläufig nicht mit ausgegeben werden.
Das Feld "Leasingrate MM/Jahr" müsste wohl ein berechnetes Feld sein. Die monatliche
Leasingrate ist in der Tabelle enthalten, aber für manche Verträge müsste sie
für den jeweiligen Monat, der abgefragt wird, berechnet werden. Dies ist dann der
Fall, wenn das Datum der Aktivierung und das Datum des Abschreibungsbeginns auseinanderfallen.
Das heißt, wenn z.B. der Leasinggegenstand aktiviert wurde am 24.03.2021, aber
der Abschreibungsbeginn der 01.01.2021 ist, dann sollte der berechnete Wert
im März 2021 berechnet werden als "Leasingrate x 3", weil Aktivierung im März, aber
Abschreibung ab Januar 2021. Natürlich sollte in der Berechnung
für April 2021 dann nur ein Monat berechnet werden für diesen Leasinggegenstand.
Diese Abfrage würde ich regelmäßig jeden Monat nutzen. Wäre schick, wenn ich
das Ergebnis der Abfrage in Excel oder PDF ausgeben könnte.

Dann bräuchte ich eine Abfrage, in der die Leasingraten zu einem Stichtag berechnet
werden. Also z.B. per 31.12.2021 alle Leasingraten pro Jahr aufgelistet, gern
pro Standort, aber Jahreswerte zusammengefasst würden auch reichen.
Dies dient dazu, um zu einem Stichtag zu bestimmen, was die Verbindlichkeiten
aus diesen Leasingverträgen für die leasingnehmende Gesellschaft betragen.

Eine Abfrage, die alle auslaufenden bzw. bald auslaufenden Verträge auflistet, wäre
auch toll. Also einfach alle Verträge auflisten, die z.B. in einem bestimmten
Jahr auslaufen.

Ich habe schon rumprobiert mit dem Abfrage-Assistenten, aber außer "alle
Einträge mit Häkchen in Feld "Vertrag" aktiv" anzeigen habe ich nicht
hinbekommen.

Vielen Dank für die Aufmerksamkeit.

ebs17

Was ist jetzt Deine eigentliche Frage?

Meine wäre, warum Du trotz der Zuhilfenahme von schlauen Büchern alles in EINE Tabelle packst, statt ein ordentliches Datenmodell zu erstellen.
Wenn das eine richtige und zu nutzende Datenbank werden soll, dann würde man erst Tabellenstrukturen in Ordnung bringen, ehe man Abfragen erstellt. Letzteres geht dann oft auch leichter.
Mit freundlichem Glück Auf!

Eberhard