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Excel-Datensätze zusammenfassen und Aufbereiten für Serienbrief

Begonnen von Rubikmaster, Dezember 03, 2023, 17:50:27

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Rubikmaster

Hallo liebe Gemeinde.

Ich steh vor einem Problem, an dem ich schon mehrere Tage verzweifele.

Ich bekomme Daten aus SAP in einer Exceltabelle bereitgestellt.
Es geht hierbei um Urlaubstage aus mehreren Jahren, die noch nicht verfallen sind.
Wie Ihr aus dem angehängten Screenshot sehen könnt, kann es pro Mitarbeiter*in mehrere Datensätze geben:
Erholungsurlaub in den einzelnen Jahren und zusätzlich Schwerbehindertenurlaub aus mehreren Jahren.
Pro Mitarbeiter habe ich also mehrere Zeilen in Excel, getrennt nach der Art des Urlaubs und des Kalenderjahres.



Ich muss in der ersten Januarwoche alle Mitarbeiter*innen über die bestehenden Urlaubsansprüche informieren (EuGH-Urteil).
Jetzt möchte ich die Excel-Daten pro Mitarbeiter*in in Access zu einem einzelnen Datensatz in einer Tabelle zusammenfassen, um diese Tabelle dann als Quelle für den Serienbrief zu nutzen.

Der Import der Exceltabelle in Access klappt.
Pro Zeile in Excel bekomme ich einen Datensatz in Access.
Ich bekomme es aber nicht hin, alle Urlaubsansprüche pro Personalnummer in einem Datensatz zu vereinen.

Ich habe es über Anfügeabfragen und Union-Abfragen probiert.
Ich bekomme aber immer wieder einen Datensatz pro Urlaubsart und einen Datensatz pro Urlaubsjahr.
Leider bekomme ich es nicht hin, die Datensätze pro Mitarbeiter zusammenzufügen.

Möglicherweise liegen die Probleme bereits in der Datenbankstruktur.
Ich möchte nun die Datenbank neu erstellen und bitte um Eure Unterstützung.
Wie gehe ich dieses Projekt am Besten an?
Ich hab keine Screenshots von der Datenbank eingestellt, da diese zurzeit eh nur aus zig Auswahlabfragen besteht, die aber nur das widergeben, was sowieso in der Exceltabelle steht.

Ich wäre sehr dankbar, wenn ich von Euch ein paar Tipps bekomme, da die Zeit langsam "eng" wird.

Gruß,
Sven
Access 2016
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Rubikmaster

Ich nochmal... :-(

Wie bekommt ich es hin, in einem Beitrag ein Screenshot einzufügen???
Ich wollte Euch doch zeigen, worum es eigentlich geht... ;)
Access 2016
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Beaker s.a.

Versuche es mit einer gruppierten Abfrage, evtl. einer Kreuztabellenabfrage.
--
Frauen aller Länder vereinigt euch! Wir brauchen eine Wiedergeburt des Matriarchats.
Und schickt den Papst in die Wüste! Da kann er 40 Tage auf God(o)t warten.
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Rubikmaster

Zitat von: Beaker s.a. am Dezember 03, 2023, 18:27:00Versuche es mit einer gruppierten Abfrage, evtl. einer Kreuztabellenabfrage.

Danke für Deine schnelle Antwort.
Kreuztabellenabfrage hab ich auch probiert. Diese liefert mir aber komischerweise die doppelte Anzahl an Datensätzen, also genau das Gegenteil von dem, was ich zu erreichen versuche....
Access 2016
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MzKlMu

Hallo,
zeige bitte mal den Aufbau der Tabelle.
Hast Du nur diese eine Tqbelle ?

Zum Anfügen von Bildern die Antwortvorschau verwenden, weiter unten findest Du die Zeile "Attachments and other options", darauf klicken.

Gruß
Klaus
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ebs17

ZitatKreuztabellenabfrage hab ich auch probiert. Diese liefert mir aber komischerweise die doppelte Anzahl an Datensätzen, also genau das Gegenteil von dem, was ich zu erreichen versuche....
Schätzungsweise benötigst Du zwei KTA, eine für Normalurlaub, eine für den SB-Urlaub.
Diese wären zur Darstellung eines Datensatzes pro Mitarbeiter über die MA-ID zu joinen.

Aber auch:
Zitatkomischerweise
Erhalte Dir jeden Grund zur Freude. Lachen ist gesund.
Mit freundlichem Glück Auf!

Eberhard
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Rubikmaster

Danke für Eure Antworten...
Erst einmal der versprochene Screenshot der Exceltabelle...
Access 2016
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Rubikmaster

#7
Und dann die Tabellen "Import" und die Zieltabelle "tbl_Serienbrief", in die ich alle Datensätze aus "Import" zusammenfassen möchte (es fehlen noch die Uralubsansprüche aus dem Behindertenurlaub)....

edit: Meine Grundidee bestand darin, mithilfe einer Anfügeabfrage die Datensätze aus "Import" in die "tbl_Serienbrief" zu übertragen.
Die Anfügeabfrage habe ich mit Kriterien "ausgestattet" und dachte, ich könnte so die leeren Felder in "tbl-Serienbrief" füllen.
Das war natürlich Mummpitz...
Access 2016
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ebs17

Wenn ich mir die Zieltabelle anschaue, brauchst Du wegen der ganzen Ansprüche usw. noch einige weitere Abfragen, die dann insgesamt per JOIN einen Datensatz pro MA ergeben.

Mit mehr als diesem Hinweis kann ich bei Bildern nicht dienen.
Mit freundlichem Glück Auf!

Eberhard
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