Hallo, ich bin neu hier weil ich natürlich einige Access-Probleme habe.
Zu mir: man nennt mich Jerry bin mit Excel einigermaßen fit, aber Access - na ja.
Mein Problem werde ich im entsprechenden Forum kund tun, sofern ich über die Forensuche nichts finde.
Allerdings habe ich die Erfahrung gemacht, dass grade bei Excel und Access die Probleme der Leute immer wieder abweichen, so dass mir die bereits gemachte Lösungsvorschläge oft nicht geholfen haben.
Als Basic zu meinem Problem: ein ehemaliger Kollege von mir kam mit Excel nicht klar, und schon gar nicht mit dem Tabellen-Konstrukt, welches ich gebaut habe. Er meinte, das kann man mit Access besser und hat was gebaut. Dann ist er in den Ruhestand gegangen und ich habe das Problem, die DB in die nächste Generation zu heben.
Was kann unsere DB? Im Grunde einfach. Wir tragen über ein Formular ein, für welchen Kunden wir welche Aufgaben erledigt haben. Am Ende des Monats wird eine Excel-Tabelle exportiert, die dann an unsere Kundenbuchhaltung geht, die ihrerseits darauf dann Rechnungen generiert.
Mein ehemaliger Kollege hat damals für die Erstellung der Berichte den Weg gewählt, für jeden Monat eine Abfrage und ein Formular zu bauen. Das dann für fünf Jahre im Voraus.
Irgendwann waren die 5 Jahre um, und ich habe 60 Formulare und 60 Abfragen für die nächsten 5 Jahre "fit" gemacht. Nun sind die 5 Jahre wieder um und irgendwas sträubt sich in mir, wieder 60 Abfragen und 60 Formulare anzupassen.
Ich denke, ihr könnt mein Leid nachvollziehen.
Und bevor ich mich gleich wund suche: bin ich auf dem richtigen Weg, oder geht es tatsächlich nur so, wie mein Kollege es damals gebaut hat?
Vielen Dank und man liest sich!
Hallo,
nein, das ist garantiert der falsche Weg.
Mehr kann ich nicht sagen, da Infos zu den 60 Formularen und Abfrage fehlen.
Wie unterscheiden sich die Formulare/Abfragen ?
ZitatEr meinte, das kann man mit Access besser und hat was gebaut.
Wahrscheinlich auf Basis deiner Exceltabellen. Denn
Zitatfür jeden Monat eine Abfrage und ein Formular zu bauen
deutet auf eine falsches (Excelmässiges) Datenmodell hin.
Zeig mal das Bild des Beziehungsfensters.
@klausDie unterscheiden sich nur durch den Zeitraum aus dem sie die DS anzeigen.
Guten Morgen.
Danke schon mal für Eure Antworten.
Aktuell sieht es so aus, dass er für jeden Monat in 5 Jahren ein Formular gebaut (copy/paste) und zu jedem Monatsformular eine Abfrage erstellt hat. Also jeweils 60 Form und Abfragen. Dazu ein Formular für jedes Jahr (also 5 Stück), auf denen dann Schalflächen für die 12 Monate sind.
Will ich eine Excelauswertung für Januar 2024 haben, klicke ich im Eingangsformular zuerst auf "2024", dann im Jahresformular auf "Januar". Dann öffnet sich das Formular "Januar 2024", welches unsere Leistungsdaten aus der Erfassungstabelle auf den Januar 24 gefiltert anzeigt. Dann wird diese Abfrage über die Standard-Funktion via Schaltfläche nach Excel exportiert.
Aus Benutzersicht gut, weil auch Dummies das bedienen können. Aber für die Pflege muss man schon fest im Leben stehen.
@MzKlMu die Formulare unterscheiden sich also darin, dass der Datensatz immer aus der dazugehörigen Abfrage kommen. Die Abfragen unterscheiden sich in sofern, dass bei "Datum" als Kriterium
Zwischen #01.01.2024# Und #31.01.2024# bzw. die jeweiligen Zeiträume eingetragen sind.
@Beaker s.a. Mein ehemaliges Excel-Konstrukt bestand halt aus mehreren Dateien für die Verfahren unserer vielen Kunden. Ich habe mir in Excel "Schablonen" gebaut, um sicherzustellen, dass wir alle wiederkehrenden Jobs auch abrechnen und nichts doppelt erfassen. Dann habe ich Summen gebildet und einer weiteren Tabelle die Tabellen verknüpft und dann zur Abrechnung weitergeleitet. Kompliziert, aber sicher.
In Access haben wir nun eine einzige Tabelle "Erfassung" in der alle Datensätze eingetragen werden (entweder über ein eigenes Formular oder direkt in die Tabelle). Basis war für die Access-Lösung eigentlich die Excel-Tabelle, die unsere Buchhaltung von uns haben wollte. Damit wir eben an die Buchhaltung melden können, was im Januar geleistet wurde, hat mein Kollege eben oben beschriebenes Formular-Abfragen-Konstrukt gebaut.
Folgende Felder sind in der Tabelle:
- Datum
- Abrechnungsnummer
- Leistungsart
- Menge
- Bemerkung 1
- Bemerkung 2
In den Excel-Export werden auch genau diese Felder mit Ausnahme des Datums übernommen. Das benötigen wir eben nur, um entsprechend filtern zu können.
Wenn die Inhalte in den Leistungsart, Bemerkung 1 und Bemerkung 2 identisch sind, wird Menge summiert.
Abfrage-01-2024.png
Hallo,
für das Vorhaben brauchst du genau ein einziges Formular und keine Abfrage.
Für immer und ewig. :D
In das Formular kommen zwei Kombinationsfelder zur Auswahl des Datumsbereichs.
Per Button wird das Formular auf diesen Bereich gefiltert und ggf. auch sortiert.
Dann werden die angezeigten Daten nach Excel exportiert.
Dieses (eine) Formular kann auch zur Dateneingabe verwendet werden.
Die jetzigen 60 Formulare und Abfragen kannst du ersatzlos in die Tonne treten.
Sowas habe ich mir wohl gedacht... ;) und erhofft. Danke!
Wäre es zuviel verlangt, wenn Du mir sagst, wie ich das anstellen kann? Ein Formular mit Datumsfeldern und einem Button zu bauen, ist nicht schwer. Aber der Button benötigt ja eine Ereignisprodzedur...?
Hallo,
erstelle eine Beispieldb mit einigen Spieldaten und lade diese hier hoch.
Mit einem der 60 Formulare und der dazu passenden Abfrage.
okay... :o
mal sehen, ob ich das aus unserem Netzwerk rausbekomme...
ZitatAber der Button benötigt ja eine Ereignisprodzedur...?
Hiermit (https://www.ms-office-forum.net/forum/showthread.php?t=374336) kannst da ja mal anfangen zu recherchieren.
Hallo erstmal,
ich war über Ostern im Urlaub und musste nun erstmal etwas aufarbeiten. Daher ist mein Access-"Problem" etwas nach unten gerutscht.
@Beaker: danke für den Link, ich schaue ihn mir mal an!
Hallo zusammen.
Lange ist bei mir zu diesem Thema nichts mehr passiert.
Zwischenzeitlich habe ich den Job gewechselt und muss mich nicht mehr mit der Überarbeitung der Access-DB beschäftigen. Da ich aber hier um Hilfe gefragt habe, empfinde ich es als wichtig, Euch ein entsprechendes Feedback zu geben und zu danken. Leider werde ich nicht mehr herausfinden, ob Eure Unterstützung mich zum Ziel gebracht hätte...