Bitte um Ratschlag für kleines Tool zur Arbeit mit Versionsgeschichte

[Carl]

Hallo an Alle.
Mal eine Frage an die Erfahrenen.

Gegeben ist eine betriebliche Situation, in der ständig Berichte geschrieben werden. X Kollegen arbeiten Texte in verschiedenen docx zu und eine Einzelperson integriert dann diese Zuarbeiten aufwändig in einen gemeinsamen Guss. Nun soll die Einzelperson entlastet werden, und zwar indem alle nur noch eine Datei editieren und da hinein zuarbeiten. Dabei entsteht dann die Gefahr, dass Informationen von jeweils anderen verloren gehen, zum Beispiel durch gemeine Trotteligkeit.

* Dokumente dynamisch erstellen ist ausgeschlossen

Ich überlege, ob ich eine kleine DB anlegen soll, die im betreffenden Ordner liegt und bei jedem Anklicken
* prüft, ob bereits eine Instanz geöffnet ist --> wenn ja Fehlermeldung und auf später vertröstet
* wenn nein, eine Sicherungskopie in einem Unterordner "Versionsgeschichte" erstellt
* dann die Datei öffnet
* sich selbst wieder schließt
* die DB soll möglichst selbst nicht in Erscheinung treten, um keinen Entscheidungsaufwand zu erzeugen

Nun meine Frage:
* Ist sowas erfahrungsgemäß sinnvoll? Oder wie würdet Ihr das umsetzen? Hat jemand mal ein funktionierendes Beispiel, dass sich begutachten lässt?

Carl

[Carl]

Die Routine müsste beispielsweise eine neue Kopie anlegen, die nach einer einheitlichen Weise, beginnend mit dem Datum in reverser Ordnung der Ziffern benannt ist. Auch nur von der aktuellsten Datei dürfte dann wieder eine Kopie angefertigt werden. zum Beispiel so:

\\..
\20200102_individueller_name.docx
\20200101_individueller_name.docx
\20191231_individueller_name.docx
\20191230_individueller_name.docx

oder so:
\\..
\2020-01-02-17Uhr-21_individueller_name.docx
\2020-01-01-14Uhr-16_individueller_name.docx
\2019-12-31-11Uhr-31_individueller_name.docx
\2019-12-30-12Uhr-30_individueller_name.docx

[Beaker s.a.]

Hallo Carl,
Die erste Frage wäre doch eher, ob man da nicht erst mal schaut, was da mit
Word selber geht, - VBA gibt es da auch.
Ich selber kann dazu allerdings nichts sagen, da ich kein Office habe, nur Access.
gruss ekkehard

[Carl]

Es soll nicht mit Word gemacht werden, weil verschiedene Dateitypen vorkommen. PDF's und Excels und so.

Ich dachte wirklich an ein Tool, das ermittelt, welche Dateitypen vorhanden sind und davon neue Kopien erstellt, umbenennt und öffnet.

Carl

[DF6GL]

Hallo,

ich denke, das ist keine Aufgabe für Access, bzw. eine Software, sondern liegt eher darin, die Arbeitsabläufe zu strukturieren und zu organisieren.

Was ist das für ein Durcheinander, bei dem jeder alles nach seiner Façon und mit Arbeitsmitteln seiner Wahl für ein Team zur Verfügung stellen darf?  Da fällt mir die Story vom Turmbau zu Babel ein...   


Übrigens:  Word und Excel sind sehr gut für Teamarbeit geeignet, haben zumindest eingebaute Möglichkeiten, Chaos weitgehend zu
verhindern.

[Carl]

Turmbau zu Babel? Doch so schlimm?

Hätte ich nicht gedacht. Ich dachte nur an einen kleinen Loader für eine Einheitsdatei. :-(

Carl

[PhilS]

Ich überlege, ob ich eine kleine DB anlegen soll, die im betreffenden Ordner liegt und bei jedem Anklicken
* prüft, ob bereits eine Instanz geöffnet ist --> wenn ja Fehlermeldung und auf später vertröstet
* wenn nein, eine Sicherungskopie in einem Unterordner "Versionsgeschichte" erstellt
* dann die Datei öffnet
* sich selbst wieder schließt
* die DB soll möglichst selbst nicht in Erscheinung treten, um keinen Entscheidungsaufwand zu erzeugen

Hab ihr einen Windows Server? Wenn ja, dann aktiviere die Shadow Copies für den entsprechenden Ordner. Damit solltest du die von dir beschriebene Funktionalität bekommen, ohne ein eigenes Tools basteln zu müssen.

In verteilten Teams ist ein Sharepoint Server (auf Office 365) für diesen Zweck zu empfehlen.

[Carl]

Ich möchte weitere Funktionen einfügen und probiere es trotzdem. Außerdem ist es eine gute Übung der Fähigkeiten.

Carl