Datenbank für Spendenbescheinigungen 1Adresse mehrfach Datum/Betrag

[Alo]

Hallo,
ich versuch mich seit einiger Zeit in Access (Office 2010) einzuarbeiten.
Bis 2010 habe ich Excel für meine Zwecke verwendet:

Name, Vorname, Adresse, Jan1, Betrag1, Jan2,Betrag2....bis...Dez2,Betrag24,Summe,Summe in Worten
Daraus ließ sich relativ einfach ein Serienbrief gestalten.

Ab 2011 kommen zusätzliche Daten hinzu, was mich zu Access führte.
Empfängerliste mit Adressdaten und eine Verknüpfung zur Zahlungsdatei wo ich ja nur noch ein Datum und Betrag benötige.

Letztlich liegt mein Problem darin, dass ich für den Serienbrief EINE Adress und die dazugehörigen Einzelzahlungen kriege, was ja in Excel alles in einer "unübersichtlichen" Zeile stand, halt ne zu große Tabelle....
Ich kriege zwar jetzt für jede Zahlung eine Zeile hin, aber ich wollte nicht 24 Einzelbescheinigungen pro Person, sonder eine pro Person mit 24 oder weniger Zahlungen gestalten.

Wo muß ich ansetzen oder geht das so einfach nicht mit ACCESS?
Hoffentlich habe ich es einigermaßen verständlich ausgedrückt.

Also eine Tabelle mit Adressen und eine Tabelle mit Zahlungen, die mit Adressen n:1 verbunden ist. Problem ist daraus eine Zeile wie in Excel zu generieren, die die Anschrift plus alle Daten/Zahlungen enthält bzw. zum gleichen Ergebnis führt.

Schonmal vielen Dank für Eure Hilfe!

Viele Grüße
Alo

[MzKlMu]

Hallo,
Du kannst für Access nicht einfach die Tabellengestaltung von Excel übernehmen.
Du brauchst eine Tabelle für die Namen(Personen) und eine Tabelle für die Zahlungen.
In der 2.Tabelle werden die Zahlungen aber als Datensatz erfasst und nicht in Feldern.
Und zwar so:

Code [Auswählen] Erweitern


PersonID      Datum           Betrag
     1        01.01.2011    20,00 €
     1        01.02.2011    20,00 €
     1        01.03.2011    20,00 €
     2        01.01.2011    20,00 €
     2        01.02.2011    20,00 €
     2        01.03.2011    20,00 €

Jeder Betrag und jede Person (bzw. dessen ID) gibt einen neuen Datensatz.
Die PersonID ist eine eindeutiger Wert (z.B.Autowertfeld) in der Personentabelle der in der Zahlungstabelle als Fremdschlüssel geführt wird.

Und warum willst Du jetzt nach Word für den Serienbrief?
Die Spendenbescheinigung kannst Du auch gleich mit Access drucken, als Bericht, so schön wie wie Word auch, aber viel einfacher.
Der Bericht wird nach der Person gruppiert und im Detailbereich stehen dann die einzelnen Zahlungen.


PS:
Befreie Dich von der Exceldenke, Exceltabellenstrukturen sind in Access nicht verwendbar.

[Alo]

Hallo MzKlMu,

erstmal ganz herzlichen Dank für die superschnelle Antwort.
Es bestätigt das, was ich vermutet habe, aber da ich nur Miniwissen in Access habe, war ich mir absolut nicht sicher, ob ich was übersehen habe (bis auf die Berichte...).

Hab halt viel mit Excel zu tun und lange nichts mehr in Access gemacht.
Den Datenbankaufbau hatte ich schon so wie Du es beschrieben hast gemacht und versuchte das "Unmögliche" hinzukriegen, aber man lernt ne Menge dadurch.

Dann werde ich mir mal das Thema Berichte erkämpfen.

Schönes Wochenende!
Alo

[Alo]

Leider nochmal eine Nachfrage:

1. Bericht in Access 2010
Ich muß dank Staatesauflage Vor- und Rückseite (Anschrift plus allgemeines blabla plus Summe... und ... Rückseite besagte Anschrift plus Einzelzahlungen).  Aufgrund der Spaltenbreiten Kopf..Detail... u.s.w. dürfte ein Serienbrief mit Word wesentlich einfacher sein. Hier werden Namenlängen "automatisch" ins Format angepaßt, im Bericht sind die Felder statisch, müßte diese meines "Unwissen" nach am längsten Ort, Name, ausrichten.

2. Serienbrief in Word 2010
Es ist mir dank fremder Hilfe gelungen die Einzelzahlungen über den Befehl Database/sql zu integrieren, damit war ich einer Lösung ja fast sehr nahe, aber der Betrag wird stur linksbündig ausgewiesen bzw. ich kann diesen rechts formatieren, aber beim aktualisieren ist es vorbei und dies ist auch nicht abstellbar, sagte man mir.

3. Falls jemand einen Link kennt, der mich zu einem Lösungsweg führt:
Vorderseite Firmenkopf, Adresse, allgemeine Pflichtdaten plus nochmals Adresse plus Summe in Ziffern und Wort
Rückseite Firmenanschrift einfach, Adresse plus die aufgelisteten Einzelzahlungen mit Daum und Betrag plus Summe in Ziffern.

Je einfacher...um so besser für mich

Laßt es mich wissen.
Vielen Dank für Eure Hilfe!
Alo

[MzKlMu]

Hallo,

Aufgrund der Spaltenbreiten Kopf..Detail... u.s.w. dürfte ein Serienbrief mit Word wesentlich einfacher sein. Hier werden Namenlängen "automatisch" ins Format angepaßt, im Bericht sind die Felder statisch, müßte diese meines "Unwissen" nach am längsten Ort, Name, ausrichten.

Nein, das kannst du auch mit einem Bericht flexibel machen. Z.B.
Als Anschrift:

=Vorname & " " & Nachname
Straße
=PLZ & " " & Ort

Felder mit = sind berechnete Felder, ohne direkte Tabellenfelder.

Ich bin nach wie vor der Meinung, dass ein Bericht viel einfacher ist.
Vieleicht lädst Du mal eine Beispieldb hoch, dann könnte man das mal einbauen.
Ist eigentlich Dein Drucker duplexfähig, oder musst Du das Papier manuell umdrehen?