Ordnertrennblätter generieren und ausdrucken

[PW]

Hallo,

Ich habe eine Idee und möchte mal fragen ob das so möglich ist und ob es mit viel Aufwand verbunden ist?
Bin hauptsächlich User einer DB und nicht programmierer

So, nun zur Idee:

In einer Tabelle stehen Informationen, z.B. wie Folgt:

Auftrag Nr.      Auftragstufe      Auftragtitel        xxx            yyy

Anhand dieser Informationen möchte ich jetzt automatisch eine Reihe Trennblätter erstellen, zum archivieren der Papierdokumente in einem Ringordner.
Grundlegende Frage wäre wie man am besten auswählt von welchem Datensatz man ein Trennblatt generieren möchte?
Entweder mittels einem hinzuzufügenden Auswahlhäckchen in der Tabelle, oder über eine Abfrage, oder.....?
Und wie könnte man sowas realisieren?

Ich stelle mir das so vor, dass ich z.B. in der Tabelle bei den betroffenen Datensätze ein Häckchen setze und dann für z.B. 50 Datensätze jeweils ein
separates Trennblatt gedruckt wird.
Natürlich muss der Ausdruck so aussehen wie ein Trennblatt aussehen soll.
Ein Trennblatt sollte dann z.B. 240mm lang und 105mm hoch sein und der Druckbereich wäre dann am Rande dieses Blattes 30mm x 105mm gross.

Ich hoffe das einigermassen verständlich erklärt zu haben

Danke
Gruss
P.

[DF6GL]

Hallo,

was soll denn das Gruppierungskriterium sein?  Doch wohl nicht "alle 50 Datensätze"...



Erstell einfach einen Bericht mit den entspr. Seitenmaßen (was ist 240 "lang" im Gegensatz zu 105 mm "hoch"? )

Setze den Tabellennamen in die Eigenschaft "Datenherkunft" ein. Im Bericht stellst Du die Felder im Fenster "Gruppieren/Sortieren" ein, die zusammengefaßt zu einem Deckblat gehören sollen.  Die Felder, die ausgedruckt werden müssen, kommen in den oder die Gruppenköpfe.

[PW]

Hallo,

was soll denn das Gruppierungskriterium sein?  Doch wohl nicht "alle 50 Datensätze"...

Ja doch, irgendwie schon.
Hier mal ein Bild um sicherzustellen dass klar ist was ich realisieren möchte: http:
//images.buch.de/img-adb/69/17/16246917-00-00.jpg
Das sind die sogenannte Trennblätter mit einer Länge von 240mm und 105mm hoch.
Der kleine Streifen der übersteht ist dann der Druckbereich der quer bedruckt werden soll.

In der Tabelle sind x-tausend Datensätze vorhanden mit Informationen zu abgelegten Dokumente usw. Für jedes Dokument gibt es Datenfelder für die Identifizierung des Dokumentes wie z.B. 2010.09.22_Angebot, dazu einen Titel und viele weitere Daten.

Zum einen soll diese Druckfunktion dazu dienen um die Trennblätter bei der ersten Archivierung die Dokumente sauber in einem Ringordner ablegen zu können und später auch mittels des Trennblattes schneller wieder zu finden.
In diesem Fall könnte es auch vorkommen dass 100 oder mehrere hundert Trennblätter gedruckt werden müssen. D.h. für jeden betroffenen Datensatz in der entsprechenden Tabelle ein Trennblatt mit 1 bis 3 Zeilen was 1 bis 3 Datenfelder aus einem Datensatz entsprechen würde.
Z.B. Dokument Id, Titel und Bearbeiter

Sollte später mal einen Ringordner neu angelegt werden oder durch irgend einen Grund was geändert werden, dann sollte es auch möglich sein ein einzelnes Trennblatt zu drucken.
Evtl. wäre es auch praktisch x-beliebige Trennblätter drucken zu können, d.h. nach freier Auswahl.

Erstell einfach einen Bericht mit den entspr. Seitenmaßen.
Setze den Tabellennamen in die Eigenschaft "Datenherkunft" ein. Im Bericht stellst Du die Felder im Fenster "Gruppieren/Sortieren" ein, die zusammengefaßt zu einem Deckblat gehören sollen. Die Felder, die ausgedruckt werden müssen, kommen in den oder die Gruppenköpfe.

Grün=OK
Orange=halb verstanden
Rot= , das verstehe ich nicht so richtig. Es soll ja auch für jeden Datensatz ein neuer Ausdruck erfolgen, sozusagen ein Batchprint.
Ich verstehe nicht wie ich da die richtige, also betroffene Datensätze, bequem auswählen kann???
Ich denke eine Möglichkeit wäre in der Tabelle für jeden Datensatz ein Häckchenfeld hinzuzufügen das dann gesetzt werden könnte und anschliessend darauf eine Abfrage machen. Dann könnte man quer durch die Tabelle die betroffene Datensätze zusammenklicken und die entsprechende Trennblätter drucken.

Schöner wäre es natürlich wenn ich im vorhandenen Formular, wo die Datensätze für die Dokumentenaufnahme eingegeben werden, das alles erledigen könnte.
Vielleicht in diesem Endlosformular das Häckchen setzen und von dort aus den Batch-Bericht (falls es diesen Ausdruck gibt) starten!?

Ich freue mich auf weitere Hilfe
gruss
PW

[DF6GL]

Hallo,

was man mit solchen Trennblättern macht, habe ich schon seit Längerem begriffen 

  Kann aber  (datentechnisch) nicht richtig folgen...   WAS (welche Daten) soll denn durch diese Trennblätter abgegrenzt werden?

D.h. für jeden betroffenen Datensatz in der entsprechenden Tabelle ein Trennblatt mit 1 bis 3 Zeilen was 1 bis 3 Datenfelder aus einem Datensatz entsprechen würde.
Z.B. Dokument Id, Titel und Bearbeiter

Wenn ein Trennblatt nach jedem Auftrag eingeheftet werden soll, dann gruppiere die Daten nach der Auftragsnummer und fertig. Gibt es pro Auftrag nur einen Datensatz, dann brauchst Du gar keine Gruppierung.  Sollen Auftragsblöcke (--> Auftragsgruppen) getrennt werden, dann muß es eben eine "Gruppenkennung" in irgendeiner Form geben. ( z. B. alle Aufträge zu einem bestimmten Datum)

Wenn ein einzelnes Trennblatt gedruckt werden soll, kann der Bericht mit Übergabe der Auftragsnummer(n), bzw. der Gruppenkennung(en) an den Where-Condition-Parameter der Openreport-Methode aufgerufen und das Trennblatt mit diesen Auftragddaten bedruckt werden.

Die Auswahl der Auftragsnummer(n) könnte in einem Listenfeld mit Mehrfachauswahl  passieren (für den Nachdruck z. B.)

Code [Auswählen] Erweitern

Der kleine Streifen der übersteht ist dann der Druckbereich der quer bedruckt werden soll.

Hätte ich jetzt nicht gedacht.. 

Der Streifen muß so oder so längs in den Drucker gelegt werden, und weiterhin hängt es vom Drucker ab, wie weit er bis zum Papierrand drucken kann (das wäre hier der Seitenkopfbereich des Berichtes, wenn von "oben nach unten" gelesen werden soll, oder halt der Seitenfußbereich, wenn von unten nach oben gelesen werden soll) und ob er auch die Breite (105 mm) "schafft".

Code [Auswählen] Erweitern

könnte es auch vorkommen dass 100 oder mehrere hundert Trennblätter gedruckt werden müssen

Druck ein Deckblatt immer gleich dann, wenn ein Auftrag einsortiert wird, dann kommt es nicht zu solchen Spätaktionen.

[PW]

Hallo,

was man mit solchen Trennblättern macht, habe ich schon seit Längerem begriffen....   
.....Hätte ich jetzt nicht gedacht..

Hätte ich dir nicht zugetraut 
Nee, ich hatte schon fast mit so ner Antwort gerechnet. Um aber alle Unklarheiten, auch für andere Leute die hier mitlesen könnten,
wollte ich es mal genauer erklären!

Kann aber  (datentechnisch) nicht richtig folgen...   WAS (welche Daten) soll denn durch diese Trennblätter abgegrenzt werden?

Im Laufe eines Projektes bekommen wir Dokumente und erstellen selbst welche. Ein Projekt bekommt eine Nummer, diese Nummer wird fortlaufend vergeben,
also von APC1 bis APCxxxxxx. Jedes Dokument trägt zur Identifizierung die Projektnummer und eine weitere fortlaufende Nummer, die in einem separaten Datenfeld steht. Die Tabelle sieht dann so aus:

Identifizierung      Titel                       Bearbeiter                      xxxxx                    xxxxxx

APC1     1              Anfrage                 PW                                 yyyyy                    yyyyy                         
APC1     2              Angebot                PW                                 yyyyy                    yyyyy                         
APC1     3              Bestellung             PW                                 yyyyy                    yyyyy                         
APC1     4              Handbuch              PW                                 yyyyy                    yyyyy                         
APC1     *              *                           *                                     *                           *
APC1     *              *                           *                                     *                           *
APC1     23            *                           *                                     *                           *
APC2     1              Anfrage                 PW                                 yyyyy                    yyyyy                         
APC2     2              Angebot                PW                                 yyyyy                    yyyyy                         
APC2     3              Bestellung             PW                                 yyyyy                    yyyyy                         
APC2     4              Handbuch              PW                                 yyyyy                    yyyyy                         
APC2     *              *                           *                                     *                           *
APC2     *              *                           *                                     *                           *
APC2     12              *                           *                                     *                           *
*
*
*
APC234 1              Anfrage                 PW                                 yyyyy                    yyyyy                         
APC234 2              Angebot                PW                                 yyyyy                    yyyyy                         
APC234 3              Bestellung             PW                                 yyyyy                    yyyyy                         
APC234 4              Handbuch              PW                                 yyyyy                    yyyyy                         
APC234 *              *                           *                                     *                           *
APC234 *              *                           *                                     *                           *
APC234 200          *                           *                                     *                           *

Druckaufträge könnte dann so aussehen:
1) Für jeden Datensatz mit der ID "APC1" ein Trennblatt drucken mit ID-Nr, Titel und Bearbeiter. Das wären dann 23 Trennblätter.
2) Oder nur ein einzelner Datensatz auswählen, wofür ein Trennblat gedruckt werden soll, z.B.  für "APC2  4".
3) Oder durch Mehrfachauswahl mehrere einzelne Datensätze auswählen können, z.B.: "APC1  3" & "APC1  4" & "APC2  2" & "APC234  144", jeweils ein separates Trennblatt.

Wenn ein Trennblatt nach jedem Auftrag eingeheftet werden soll, dann gruppiere die Daten nach der Auftragsnummer und fertig. Gibt es pro Auftrag nur einen Datensatz, dann brauchst Du gar keine Gruppierung.  Sollen Auftragsblöcke (--> Auftragsgruppen) getrennt werden, dann muß es eben eine "Gruppenkennung" in irgendeiner Form geben. ( z. B. alle Aufträge zu einem bestimmten Datum)

Wenn ein einzelnes Trennblatt gedruckt werden soll, kann der Bericht mit Übergabe der Auftragsnummer(n), bzw. der Gruppenkennung(en) an den Where-Condition-Parameter der Openreport-Methode aufgerufen und das Trennblatt mit diesen Auftragddaten bedruckt werden.

Die Auswahl der Auftragsnummer(n) könnte in einem Listenfeld mit Mehrfachauswahl  passieren (für den Nachdruck z. B.)

hmmm, da kann ich im Moment leider nicht folgen.

Die Sache mit dem Drucker, dass der für dieses Format geeignet sein muss usw. ist klar.

Druck ein Deckblatt immer gleich dann, wenn ein Auftrag einsortiert wird, dann kommt es nicht zu solchen Spätaktionen.

Das geht so einfach leider nicht. Die Datensätze in der DB werden nicht Zeitgleich mit der Archivierung erstellt. Die Archivierung wird erst später gemacht und auch von einer anderen Person an einem anderen Ort...............
Deswegen wäre es umso praktischer wenn diese Druckfunktion realisiert werden könnte.

Vielleicht hätte jemand eine Beispiel-DB wo ich mir sowas anschauen könnte. Ich denke dann würde ich eher durchblicken.....

Nochmals vielen Dank für deine Hilfe
Gruss
PW
 

[DF6GL]

Hallo,

na gut, dann trauen wir uns mal nicht gegenseitig..     

Druckaufträge könnte dann so aussehen:
1) Für jeden Datensatz mit der ID "APC1" ein Trennblatt drucken mit ID-Nr, Titel und Bearbeiter. Das wären dann 23 Trennblätter.

Habe ich erzählt: im Bericht nach der ID gruppieren, wobei "Identifizierung" NICHT aus der Projektnummer (?) und der laufenden Nummer bestehen darf. Die gehören in separate Tabellenfelder, sonst wird das nichts.

2) Oder nur ein einzelner Datensatz auswählen, wofür ein Trennblat gedruckt werden soll, z.B.  für "APC2  4".

das erfordert einen anderen Bericht, in dem nicht gruppiert wird. Der Aufruf des Berichtes erfolgt wie gesagt durch Übergabe der "Identifizierung" (eigentlich dem Primärschlüssel-Wert) an die Openreport-Methode, wobei das Dokument durch Auswahl in einem Listenfeld bestimmt werden könnte.

3) Oder durch Mehrfachauswahl mehrere einzelne Datensätze auswählen können, z.B.: "APC1  3" & "APC1  4" & "APC2  2" & "APC234  144", jeweils ein separates Trennblatt.

Bericht und Aufbau wie unter 2), lediglich das Auswal-Listenfeld sollte auf Mehrfachauswahl stehen. Mehrfachfachauswahl stört auch bei Punkt 2) letztendlich nicht.

Vielleicht hätte jemand eine Beispiel-DB wo ich mir sowas anschauen könnte. Ich denke dann würde ich eher durchblicken.....

Bezweifle ich.. Es ist an Dir, zunächst die Berichte und Formulare zu erstellen, einschließlich der evtl. nötigen Änderungen an der Tabelle (Primärschlüsselfeld, Aufdröselung von "Identifizierung" in zwei separate Tabellenfelder). 

Dazu nötig sind ein paar Grundlagenkenntnisse, die Du Dir empfohlenerweise zuerst aneignen solltest. 

Hier findest Du einige:  http://dbwiki.net/wiki/Access_Grundlagen
und u. st. Links in meiner Signatur.



Wenn Du dann konkrete Fragen hast, dann helfe(n) ich (wir) gerne weiter.