Projekt Einzelunternehmer

[hanna]

Hallo!

Ich würde gerne in unserem kleinen Einzelunternehmen Access 2003 verwenden. Wir haben bisher alles über Excel- und Word-Vorlagen geregelt, doch da bei uns im Jahr mittlerweile 200-300 Bestellungen eingehen, würden wir das System gerne weiter automatisieren und hätten die Daten gerne Zentral gespeichert, auch im Hinblick auf Auswertungen und Benutzerfreundlichkeit.

Damit man sich einen Einblick über die Anforderungen des Datenbanksystems machen kann, erstmal ein paar Infos über unser kleines Unternehmen.
Wir digitalisieren Schmalfilme, sprich 8- und 16mm Filme, und Videos aller Art und überspielen diese, je nach Angebot auf DVD, Festplatte oder Bluray.

Unser Hauptprodukt konzentriert sich auf die Digitalisierung von 8 mm Filmen (Super-8 und Normal-8 Filme), das Ausgabemedium ist meist DVD, bei ca. 20% der Kunden werden die Rohdaten gegen Aufpreis auf Festplatte (die im Normalfall vom Kunden mitgeschickt wird) überspielt.

Wir haben unsere Leistungen für das Überspielen von 8 mm Schmalfilmen (2 Kategorien: Normal-8 und Super-8, doch Preis identisch) in drei Kategorien eingeteilt.

Spar-Paket 1,39
Basis-Paket 1,69
Premium-Paket 2,39

abgerechnet wird pro Minute.

Zusätzlich fallen folgende Kosten an:

Tonspur +0,25/min.
Rüstkosten 2,5 pro Spule
DVD-Erstellung 7,90
DVD-Kopie 4,90
Rohdaten zusätzlich +0,25/min.

Bei größeren Mengen räumen wir bis zu 10% Mengenrabatt ein.

16-mm-Filme gelten die gleichen Preise wie oben +0,5/min. (auf Paket-Angebote, Rohdaten zusätzlich oder mit Tonspur werden auch mit +0,25/min. berechnet)

Videos aller Art überspielen wir für 0,25/min. Je nach Auftragsgröße und Kundenwunsch erstellen wir pro Autrag eine oder mehrere DVDs. Vielleicht ist unsere Homepage als Referenz hilfreich: Schmalfilm-Transfer.de

Wir versenden ausschließlich mit DHL oder Post. Bei kleineren Aufträgen als Maxibrief + Einschreiben für 3,80 (da Verpackungsmaterial anfällt berechen wir 4,50)  bei größeren Aufträgen DHL-Paket 5,90 Onlinepreis, mit Verpackungsmaterial berechnen wir 6,90.

Soweit zu den Preisen.

Unser Arbeitsablauf sieht im Moment folgendermaßen aus:

Der Kunde läd sich das Bestellfomular von unser Homepage, füllt und druckt es aus, und schickt es mit den Filmen an uns. Wir heften das Bestellformular zusammen mit einem Arbeitsablaufplan und einem Filmtitelformblatt ab. Nach Auftragseingang senden wir eine Auftragsbestätigung per Outlook 2003 (E-Mail Vorlage).

Wenn wir den Auftrag bearbeiten entnehmen wir die abgehefteten Dokumente.

Der erste Schritt ist das Digitalisieren (Überspeielen des Films auf Computer), dies wird in Arbeitsraum 1 durchgeführt (ein Computer Win7), beim Überspielen jeder Spule oder Kassette vermerken wir die Titel auf dem Filmtitelformblatt.

Im zweiten Schritt optimieren wir die Filme mit Hilfe von Spezialsoftware (Restaurieren, mehr Infos auf unserer Webseite).

Im dritten Schritt bearbeiten wir die Filme manuell mit Videobearbeitungssoftware. (im Arbeitsraum 2 mit Computer 1: Videoschnitt PC Win7; Computer 2 als Office PC WinXP für Rechnungserstellung, E-Mail, Webseite, Banking usw.)

Im vierten Schritt erstellen wir die DVD(s), hierzu wird das Filmtitelformblatt benötigt, dann Coverdruck und Rechnung schreiben. Dann schicken wir dem Kunden die Rechnung per E-Mail (E-Mail Vorlage, Rechnung im PDF-Format). Nach Zahlungseingang (Paypal oder Banküberweisung) versenden wir das Paket. Anschließend erhällt der Kunde eine weitere E-Mail mit Sendeverfolgung. Die einzelnen Arbeitsschriite werden im Arbeitsablaufplan dokumentiert, damit wir nicht den Überblick verlieren.

Da wir aber bei jedem Arbeitschritt am Computer sind, oder der Computer wenigstens in Reichweite ist, würden wir das Dokumentieren in Zukunft gerne digital machen.

In Access würden wir gerne folgende Schritte dokumentieren:
- Auftragseingang
- Auftragsbestätigung E-Mail versendet
- Film eingelesen (auf Computer überspielt)
- Film restauriert (Software Berechnung)
- Film bearbeitet (manuelle Überarbeitung)
- DVD-Erstellung
- Rechnungserstellung +Rechnungsversand
- Zahlungseingang
- Versandbestätigung E-Mail versendet

Ich habe angefangen die Tabellen der Access-Datenbank zu erstellen. Leider bin ich in Access noch nicht so fit, und suche daher Rat, Vorschläge und Hilfe bei der Realisierung meines Projekts.

Ich werde die von mir angefangene Datenbank hochladen und bin gespannt auf eure Anregungen. Wie müsste ich weiter vorgehen?

Viele Grüße

Hanna

[Anhang gelöscht durch Administrator]

[oma]

Hallo Hanna,

herzlich willkommen im Forum!

Da hast du dir aber ein schönes Projekt vorgenommen!

Zunächst einige erste Bemerkungen, ohne ganz tief in dein Projekt einuzudringen:

1:Alle Feldnamen immer ohne Leerzeichen u. ohne Sonderzeichen (außer Unterstrich), d. h statt Kunden-Nr besser Kunden_Nr

2: Keine berechneten Felder in einer Tabelle, also kein Feld Summenzeile in Tabelle tblBestelldetails (wenn ich das Feld richtig als gewünschte Summe richtig deute)

3: Gibt es zu einer Bestellung mehrere Status; wenn es nur einen aktuellen gibt und dieser jeweils bei Änderungen überschrieben werden kann , dann ist die Tabelle hierzu überflüssig, da dann eine einfache 1:1 Beziehung besteht. Oder es sollen die verschiedenen Statuswerte historisiert werden, also eine 1:N - Beziehung besteht, dann es es so richtig!

4. zu überlegen ist eine Zusammenfassung von tblBestellung und tblRechnung, es wird ein Vorgang zunächst als Bestellung aufgenommen und bei Auftragserteilung wird ein entsprechendes Stausfeld aktiviert.
Dann wäre auch statt 2 Tabellen (tblBestelldetails und tblRechnungsdetails) nur eine notwendig, denn die Bestellung kann dann nochmals an den tatsächlichen Stand angepasst werden u. die einzelnen Artikel sind dann gleich als Rechnungspositionen fertig!

Gruß Oma

[hanna]

Hallo Oma,

Danke für die Tipps. Ich habe die Tabellen der Datenbank etwas angepasst und die Beziehungen neu erstellt.

Zu deinen Anmerkungen.

1: habs Verbessert, hatte die Tabellen mit dem Assistenten erstellt, zwar war der Name nur mit Bildestrich nur Anzeigename, doch auch ich finde es so besser.
2: berechnetes Feld gelöscht
3: gerne würde ich den Bearbeitungsstatus nachvollziehen, also für jeden Status das Datum speichern
4: habe die Rechnungstabellen gelöscht, denn wenn die Bestellung bei uns eintrifft, ist auch automatisch eine Auftragserteilung vorhanden. Bestelleingang = Auftragserteilung.

Kannst du dir die Beziehungen nochmal anschauen?

Viele Grüße

Hanna

[Anhang gelöscht durch Administrator]

[MzKlMu]

Hallo,
das mit dem Staus habe ich Dir mal umbebaut. Auch der Staus ist eine n:m Beziehung wie die Bestelldetails.

Allen Fremdschlüsseln habe ich ein _F angehängt. Primärschlüssel und Fremdschlüssel sollte man immer zweifelsfrei am Namen erkennen. Es ist sehr wichtig, immer den richtigen Schlüssel zu verwenden. Überhaupt ist es zweckmäßig, dass es in einer DB keine gleichen Feldnamen gibt.

Kann eine Kunde mehrere Kontaktpersonen haben?
Wenn ja, müssen diese auch in eine extra Tabelle mit einem Bezug zum Kunden.

Geänderte DB anbei.

Nachtrag:
Die Satustabelle hat auch den Vorteil, dass Du auf die Namensgebung der Statustexte keine Rücksicht nehmen musst, es sind ja Feldinhalte und keine Namen. Ich habe aber an den Texten nichts geändert, das kannst Du noch machen.

[Anhang gelöscht durch Administrator]

[hanna]

Hallo!

Erstmal einen großen Dank!

Ich habe noch drei Tabellen hinzugefügt; Zahlungsart, Versandart und Filmtitel. Die Auftragsnummer in der Tabelle Bestellungen ist unsere interne Auftragsnummer, sozusagen unser interner Primärschlüssel, den wir seit Anfang unserer Unternehmung benutzen.

Lassen sich mit den Tabellen als Datenbankgrundlage alle meine Anforderungen erfüllen?

Wie würde ich jetzt am Besten weitermachen. Gerne würde ich eine Maske haben, wo ich die Kundendaten mit den Bestellinformationen aus unserem Auftragsformular ins System übertrage.

Unser Formblatt ist zu finden unter: http://www.schmalfilm-transfer.de/pdf/Schmalfilm_Bestellung.pdf

Wie würdet Ihr weitermachen?

[Anhang gelöscht durch Administrator]

[MzKlMu]

Hallo,
die Versandart und Zahlungsart gehört in die Tabelle tblBestellungen, oder hat jeder Artikel eine andere Zahl/Versandart, doch wohl nicht.

Was bedeuten denn die Felder 01-40 in der Filmtiteltabelle (wichtige Frage)?

Bei der Gelegenheit, keine Felder die mit Zahlen beginnen und Felder die nur aus Zahlen bestehen erst recht nicht.

Der Preis eines Artikels muss redundat auch in der Tabelle mit den Bestelldetails geführt werden, sonst ändern sich bei Preisanpassungen die alten Bestellungen. Das gilt auch für den Preis der Versandarten, der dann redundat in die Bestellung muss.
Alternative wäre eine Preisliste in der für jededen Artikel (und Versandart) der Preis mit einem Gültigkeitsdatum geführt wird. Aber das ist deutlich aufwendiger.

Muss diese DB auch Finanzamtstauglich werden?
Wenn Ja wird es deutlich aufwendiger.
In diesem Falle würde ich mich auch weitgehend zurückziehen, denn mit den Bestimmungen dazu kenne ich mich nicht aus.
Z.B.muss die Bestellnummer dann lückenlos sein und das ist mit einem Autowert nicht sicher gestellt. Die DB muss auch abgesichert werden, dass keine Manipulationen möglich sind. Man darf auch dann  keine Datensätze löschen können. Ungültige Datensätze müssen einen Stornovermerk bekommen, aber in der DB bleiben.
Darüber solltest Du Dir im Klaren sein.

Meine Frage nach den Kontaktpersonen hast Du nicht beantwortet.

Kann eine Kunde mehrere Kontaktpersonen haben?

[hanna]

Hallo,

nein, der Kunde hat nur eine Kontaktperson. Das ganze ist mehr oder weniger ein Ein-Mann-Unternehmen.

Ihr müsst entschuldigen, ich hatte noch nicht viel mit Access zu tun. Nachdem ich verstanden habe was redundant bedeutet, habe ich auch verstanden was du meinst, und die Datenbank dementsprechend geändert. Die Nummern in der Filmtiteltabelle waren ursprünglich die Spulennummer. Du musst wissen, wenn wir einen Auftrag bekommen, besteht er meist aus verschiedenen Filmspulen, die alle einen unterschiedlichen Titel tragen, der später auf der DVD wieder auftauchen sollte. Somit bekommt beim Einlesen der Filme jeder Autrag einen Ordner mit der Auftragsnummer. In diesem Ordner befindet sich durchnummeriert jede Spule in einem Ordner wo die Videodatei drin abgelegt ist. F:/201/04 ist zum Beispiel Auftragsnummer 201 Spule 04. Im Datenbangsystem möchte ich unter dem Namen 04 den Titel der Spule finden. Ich habe die Zahlen umbenannt, von 04 in Spule04. Im Anhang die aktualisierte DB.

Fast vergessen, zu deiner Frage, die DB muss nicht Finanzamttauglich werden.

Viele Grüße

Hanna

[Anhang gelöscht durch Administrator]

[MzKlMu]

Hallo,
das mit der Spule ist noch falsch. Das kannst Du alleine daran erkennen, dass bei 11 Spulen die Struktur geändert werden müsste.
Auch für die Spulen ist demnach eine n:m Beziehung wie beim Status erforderlich.

Aber dazu gibt es noch weitere Fragen/Ungereimtheiten.
Wie ist das mit dem DVD Titel, gibt es den je Bestellung nur 1x, oder kann eine Bestellung mehrere DVD mit verschiedenen Titeln ergeben?
Und auf jeder DVD sind dann verschiedene Spulen?

[hanna]

Hallo,

Ja, man kann sagen, dass es nur einen DVD-Titel pro Bestellung gibt, der auf die DVD und aufs DVD-Cover gedruckt wird. Die einzelnen Spulentitel finden sich im DVD-Menü wieder.

Die Realisierung in der Tabellenstruktur ist mir noch nicht ganz klar, ich hab da irgendwie nochn Denkfehler drin. Wie realisier ich, dass ich beliebig viele Spulen in die Datenbank eingeben kann?  Kannst du mir das nochmal umbauen, damit ich es nachvollziehen kann?

Ich hänge den letzten Stand der DB an.

Vielen Dank!

[Anhang gelöscht durch Administrator]

[MzKlMu]

Hallo,
unter den neuen Bedingungen ist das einfacher.
Du brauchst nur in der Tabelle mit dem Titeln eine Nummer für die Spule und den Spulentitel eintragen. Unter einer Bestellung beliebig viele Spulennummern immer mit der gleichen Bestellnr.
Der DVD Titel kommt als Feld in die Bestellung.

Die Spulennummer kann man wie gesagt später im Formular automatisch hochzählen (1, 2, 3...) bei der Eingabe eines Spulentitels. Eine führende 0 brauchst Du nicht.

[Anhang gelöscht durch Administrator]

[hanna]

Hallo,

irgendwie bin ich gerade verwirrt...  Ist es so dann später möglich unter einer Filmtitelnummer mehrere SpulenTitel anzulegen?

Oder läuft die Filmtitelnummer einfach mit und es wird so umgesetzt, das unter der gleichen Bestellnummer in tblFilmtitel mehrere Spulentitel angelegt werden?

[hanna]

Hallo nochmal,

ich glaub ich habs jetzt verstanden. Ich würde auch gerne Einkäufe dokumentieren. Wie bring ich das am besten noch in die DB? Müsste ich dann eine weitere Tabelle Lieferanten + BestellungenAusgang + ZahlungenAusgang anlegen? Und wie verknüpfe ich es? Oder könnten die Einkäufe und ZahlungenAusgang eigenständig arbeiten? Ziel ist es später einen Überblick Einnahmen/Ausgaben pro Monat oder Jahr auszugeben.
Ich habe eine weitere Tabelle Zahlungen erstellt, die den Zahlungseingang dokumentieren soll. Sind die Beziehungen so richtig?

[Anhang gelöscht durch Administrator]

[MzKlMu]

Hallo,

ich glaub ich habs jetzt verstanden.

Bitte erkläre mal wie Du es verstanden hast, damit wir der gleichen Meinung sind.
Ich sehe das so, dass der Titel des Gesamtprojekts (der Bestellung) sozusagen der Haupttitel ist. Die Kapitel werden dann in das Feld "Spulentitel" eingetragen.

Die Tabelle tblFilmtitel sollte man in tblSpulentitel umbenennen und dann das Feld FilmtitelNr in SpulenTitelNr.
Der eigentliche Filmtitel ist ja dann der DVDTitel in der Bestellungtabelle.
Ist das auch nach Deiner Auffassung richtig?
Wie ist das eigentlich mit der Mehrwertsteuer, bleibt die außen vor?

Wie hast Du Dir das mit dem Einkauf gedacht?
Gibt es da eine Verbindung zu dieser DB außer den Beträgen?
Kann ein Lieferant auch Kunde sein?

Bitte zähle auch die DBs hoch, nicht nur das Zippfile, damit man sich ohne umbenennen verschieden Versionen ansehen kann.
Wo genau ist jetzt der Unterschied Deines neuen Uploads zu meinem letzten Upload. Ich habe so viele Baustellen, ich habe keine Zeit das selbst zu prüfen.
Denke bitte daran und beschreibe immer auch deine Änderungen.

[hanna]

Hallo,

Hallo,
Ich sehe das so, dass der Titel des Gesamtprojekts (der Bestellung) sozusagen der Haupttitel ist. Die Kapitel werden dann in das Feld "Spulentitel" eingetragen.

Genau so ist es!

Die Tabelle tblFilmtitel sollte man in tblSpulentitel umbenennen und dann das Feld FilmtitelNr in SpulenTitelNr.
Der eigentliche Filmtitel ist ja dann der DVDTitel in der Bestellungtabelle.
Ist das auch nach Deiner Auffassung richtig?

Ja

Wie ist das eigentlich mit der Mehrwertsteuer, bleibt die außen vor?

Ja, die Mehrwertsteuer wird nicht berücksichtigt, da wir nur als Einzelunternehmer tätig sind. Bis zu einer Grenze von 17500€ muss man die Mehrwertsteuer nicht ausweisen.

Wie hast Du Dir das mit dem Einkauf gedacht?
Gibt es da eine Verbindung zu dieser DB außer den Beträgen?
Kann ein Lieferant auch Kunde sein?

Nein, es gibt eigentlich keine Verbindung, Lieferant ist nicht Kunde, Kunde kein Lieferant. Doch gerne würde ich die Ausgaben auch in der DB dokumentieren.

Bitte zähle auch die DBs hoch, nicht nur das Zippfile, damit man sich ohne umbenennen verschieden Versionen ansehen kann.

OK! Ich habe nach deinen Anmerkungen die DB angepasst.

Reicht das Tabellengerüst um Folgendes zu realisieren?

1. Dateneingabe Kunde + Bestelldetais ((wie) kann man prüfen ob der Kunde schon vorhanden ist?)
2. Update Bestelldetais, die Versandart und die endgültigen Minuten, sprich Menge der Artikel, wird nach DVD-Erstellung eingegeben.
3. Eingabe/Ausgabe Spulentitel
4. Bestellung versenden, sind alle notwendigen Angaben in der Bestellung eingegeben und der Status "Zahlung eingegangen" vorliegt, würde ich gerne eine CSV aus Access heraus exportieren. Genaue Angaben dazu später.
5. Kann man mit Access auch anweisen Outlook aufzurufen und E-Mails aus Vorlagen zu versenden?
6. Ein- und Auslesen des Status der Bestellung
7. Rechnungen automatisch erstellen lassen, am besten als pdf exportieren
8. Periodische Aufstellungen, zum Beispiel Aufträge/Monat, Umsatz/Monat oder Gewinn/Jahr ect.

Gerne würde ich als Primärschlussel unsere interne Auftragsnummer, die auch in tblBestellungen enthalten ist, verwenden. Zum Beispiel möchte ich bei Eingabe der Spulentitel das Formular mit der Auftragsnummer aufrufen.


ist das alles realisierbar?

Viele Grüße

hanna


[Anhang gelöscht durch Administrator]

[MzKlMu]

Hallo,
Zu 1)

((wie) kann man prüfen ob der Kunde schon vorhanden ist?)

Die Auswahl der Kunden würde man mit einem Kombifeld machen, das nur Kunden anbietet die es schon gibt. Ein neuer Kunde wird dann in einem extra Formular angelegt und steht dann auch zur Auswahl bereit. Das lässt sich automatisieren.

Zu 2und 3)
Erfassung einer Bestellung erfolgt in einem Formular mit 2 Unterformularen, eines für die Bestelldetails und eines für die Spulentitel.

Zu 4)
Zu was brauchst Du eine CSV? das geht zwar ohne Problem aber zu was?

Zu 5)
Ja, Outlook geht

Zu 6,7 und 8 )
Geht alles.

Gerne würde ich als Primärschlussel unsere interne Auftragsnummer, die auch in tblBestellungen enthalten ist, verwenden. Zum Beispiel möchte ich bei Eingabe der Spulentitel das Formular mit der Auftragsnummer aufrufen.

Warum lasse die Schlüssel wie sie sind. Du kannst trotzdem zum Suchen die Auftragsnummer verwenden, das hat nichts mit dem Primärschlüssel zu tun.

Ich mache Dir heute Abend mal ein Formularbeispiel. Lade aber dazu die DB (Schmalfilm06.mdb) mit eineigen Spieldaten in jeder Tabelle noch mal hoch.

PS:
Du solltst die Versionen der DB hochzählen, nicht die Versionen des Zippfiles. Und erkläre bitte immer was Du geändert hast, damit man das auch nachvollziehen kann.