Rechnungseingang

[Brenner]

Hallo Community,
ich habe folgendes Problem und hoffe, es könnte mir jemand helfen:
Ich möchte meine eingehenden Rechnungen (z.B. von Ärzten, da privat versichert) erfassen mit Eingangsdatum. Das ist ja noch kein Ding. Aber dann möchte ich den weiteren Weg der Rechnung (Einreichen bei der KK, Erstattung, und Überweisung an den Arzt) erfassen. Dieses stelle ich mir so vor, das ich später in einer Abfrage auf einen Arzt in einem Unterformular alle bisher angefallenen Rechnungen mit allen Daten ersehen kann.
So  das ist mein Ziel.
Jetzt meine Frage: Wie bzw. wieviel Tabellen sollte ich anlegen, was ist da effektiv?

Zu meinem Wissenstand möchte ich sagen, dass ich vor Jahren mal in alle Progs (Access, Word, Excel) Lehrgänge besucht habe, aber in letzter Zeit war der Fokus mehr auf Excel.
Da ich aber dieses gerne in der "Königsdisziplin" erstellen wollte, bräuchte ich vlt ersteinmal einen Rat, wie ich das "Grundgerüst" erstellen sollte. 

Vielen Dank schon mal im Vorhinein.

[database]

Hallo,

...Wie bzw. wieviel Tabellen sollte ich anlegen, was ist da effektiv...

Ist nicht einfach zu beantworten - was außer Arztrechnungen willst du noch erfassen - besser - willst du außer den Arztrechnungen noch andere Rechnungen erfassen?

[Brenner]

nein  eigentlich nicht.  Aber wäre das ein Unterschied, wenn die Rechnung vom Arzt  Dr. XY kommt oder vom Handwerker Herr Meyer ??
Aber nein, die Arztrechnungen sind die Meisten.
Nur eben einige unterschiedliche Ärzte.

[database]

Hallo,

auch als Antwort auf deine PN. ...
Es wäre an sich kein großer Unterschied, allerdings sollte man sich bei der Erstellung einer Datenbank - egal welcher Thematik - schon zu Beginn ein paar Gedanken dazu machen, was das fertige Produkt leisten soll.
So kann es darum gehen einfach nur Daten zu erfassen um z.B. keine Zettelwirtschaft zu haben, oder in der Folge die Möglichkeit zu haben nach beliebigen Zeiträumen statistische Auswertungen jeglicher Form aus der DB zu lesen.
In Deinem Fall würde es grob umrissen um eine Art Ausgabenaufzeichnung gehen, aus der du beispielsweise quartalbezogen Ausgaben aufsummiert darstellen KÖNNTEST.
Da sich deine Frage auf die Art und Anzahl von benötigten Tabellen bezogen hat, ohne eine granulare Beschreibung des Sachverhaltes abzugeben, war hier eine detaillierte Antwort nicht möglich - daher auch meine Nachfrage.

Nun im Prinzip solltest du mit wenigen Tabellen ein Auslangen finden.

Du benötigst in erster Linie eine Tabelle, in der die Ausgaben erfasst werden 'tblAusgaben',
weiters eine Tabelle mit den Ausgabenarten (z.B. Arztrechnung, Honorarnote, Einkauf, ...etc.) 'tblAusgabenart'
weiter eine Tabelle mit den Rechnungsempfängern 'tblEmpfaenger' ähnlich einer Lieferantentabelle mit mehr oder weniger detaillierten Angaben (Vorname, Nachname, Titel, Firmenbezeichnung, Adresse, ... etc.)

tblAusgaben
AusgabenID, AutoWert, Primärschlüssel
AusgabeartID_F, Zahl, Long Integer
EmpfaengerID_F, Zahl, Long Integer
VerlaufID_F, Zahl, Long Integer
AusgabeDatum, Datum
Betrag, Zahl, Double
BelegNummer, Text
BelegDatum, Datum
Bemerkung, Text

tblAusgabenart
AusgabeartID, AutoWert, Primärschlüssel
Ausgabeart, Text

tblEmpfaenger
EmpfaengerID, AutoWert, Primärschlüssel
Vorname, Text
Nachnahme, Text
Titel, Text
FirmenBezeichnung, Text
Adresse, Text
PLZ, Text
Telefon, Text
...
..
.

tblVerlauf
VerlaufID, AutoWert
VerlaufBezeichnung, Text

Alle Tabellen sind über Primär- und Fremdschlüssel in Beziehung zusetzen (1:n, mit RI)

Mit der tblEmpfänger bastelst du dir ein HaFo und bindest in dieses das Unterformular ein, welches aus der Tablle 'tblAusgaben' zu erstellen ist.
Die Formulare sind über EmpfängerID und EmpfängerID_F zu verknüpfen.
Wählst du dann einen Empfänger aus, so werden im Unterformular alle Einträge der Tabelle 'tblAusgaben' die sich auf diesen Empfänger beziehen dargestellt.

Zur Gestaltung dieser Formulare, den eventuell benötigten Darstellungskriterien usw. wirst du hier im Forum sowie auf
http://www.donkarl.com  mit Sicherheit auch tiefergehend fündig.
Bei weiteren Fragen kannst du dich natürlich auch weiter gerne ans Forum wenden - dazu sind wir hier 
Wir helfen nicht nur bei komplexen Aufgabenstellungen sondern gerne auch Einsteigern in die interessante Thematik der DB-Erstellung.

Natürlich soll das oben vorgeschlagene Tabellenkonzept als Anregung dienen und erhebt keinesfalls den Anspruch auf Vollständigkeit.

Hoffe, ich konnte dir damit ein wenig unter die Arme greifen ...

[Brenner]

Das ist wirklich mehr als ein wenig unter die Arme greifen!!!
Vielen Dank !!!
Nun werde ich mich mal ranwagen an dieses "Projekt"  ;-)
Da ich so eine umfangreiche Antwort bekommen habe, werde ich sicher noch die eine oder andere Frage haben und würde mich freuen, wenn ich auch da manche kluge oder hilfreiche ( ;-) ) Antwort bekommen könnte.
Ersteinmal  DANKE !

Best Regards
Brenner

[database]

Bitte gerne,

nur zu, wenn Problem auftauchen nur fragen, wir helfen gerne 

[Brenner]

Ja, bin schon dabei und habe sogleich eine Frage bzw. eine Ergänzung meiner Wünsche.
Ich möchte die Rechnungen scannen und per Pdf oder Jpg mit einbinden.
Ich denke mal, diese wäre in der tblAusgaben richtig plaziert.
Von der Sichtbarkeit stelle ich es mir so vor, das man wie in einem Adressbuch durchblättern kann und die jeweiligen Pdf (oder Pic´s)zum jeweiligen Eintrag sehen kann.

[MzKlMu]

Hallo,
Access ist zum Speichern von Bilder etc. nicht geeignet. Das soll zwar mit dem Datentyp "Anlage" in den neueren Access Versionen besser sein, aber trotzdem würde ich es anders machen.
Lege in der Tabelle mit den Rechnungen ein Feld (Datentyp Text) an. In diesem Feld wird der Dateiname der externen Datei gespeichert. Eventuell auch den Pfad. Die Datei wird dann per Doppelklick im Feld zur Anzeige gebracht mit dem entsprechenden Viewer.

Code [Auswählen] Erweitern

FollowHyperlink DateiPfad & Dateiname

Reicht da völlig aus. Achtung, trotz FollowHyperlink ist das aber kein Hyperlinkfeld. Über den Befehl wird die Datei automatisch mit der passenden Anwendung geöffnet.

[MaggieMay]

Hallo,

falls die Bild-Dateien dennoch in der Access-DB gespeichert werden sollen, käme evtl. die Speicherung der Binärdaten in Frage. Dazu gibt es Musterlösungen von Sascha Trowitzsch oder auch bei Stephen Lebans.

[Brenner]

sorry, dass ich nicht sogleich geantwortet habe     
aber z.Z. (Vorweihnachtszeit) gibt es leider noch so viele andere Dinge zu tun....   
Danke für die Tipp´s.
Wenn ich auch nur eine kleine Weile Zeit finde, werde ich mir beide Möglichkeiten anschauen.
Beste Grüße
Brenner

[Brenner]

Hallo,
Access ist zum Speichern von Bilder etc. nicht geeignet.

ich habe mir das ungefähr so vorgestellt  wie hier bei den Kontaktdetails eines Adressbuches.
Da hat man zu jeder Person auch ein Bild mit abgespeichert.

[DF6GL]

Hallo,

Jetzt meine Frage: Wie bzw. wieviel Tabellen sollte ich anlegen, was ist da effektiv?

Als effektiv angesehen werden kann in diesem Fall das Einscannen und Ablegen der Fremdbelege in konzeptionell definierten Verzeichnissen und Anzeige dieser Dokumente mit FollowHyperlink (bzw. besser mit Shellexecute). Dabei werden (wie alles schon beschrieben) nur die Pfad-Dateinamen als Text in der DB gespeichert.

Die Speicherung der Dokumente (als Objekte) in der DB selber ist (wiederum in diesem Fall) eher nicht zu empfehlen.

[Brenner]

Die Speicherung der Dokumente (als Objekte) in der DB selber ist (wiederum in diesem Fall) eher nicht zu empfehlen.

Du meinst, die DB bläht sich unnötig auf damit und wird dadurch langsamer.....

Danke