Datenablage und Dateien (xls, pdf usw.) automatisch dem Datensatz zuordnen

[Dimivo]

Hallo zusammen,

ich möchte bei uns die Informationserfassung sowie Datenablage optimieren. Die Informationen werden zurzeit in einer gemeinsamen Excel Datei gespeichert, die dazugehörigen Daten in einem Verzeichnis. Zwischen Information und Dateien gibt es keine Verbindung.
Die momentane Situation macht einige Probleme. Inkonsistente Datenerfassung, Excel Dokument kann nur durch eine Person geöffnet werden, Performanceprobleme innerhalb einer VDI Umgebung usw.

Aus diesem Grund möchte ich diese Daten und Informationen ins Sharepoint verschieben, mit einem Access Frontend verknüpfen und von überall her zugänglich machen.

Die Informationen aus dem Excel-Dokument konnte ich bereits in ein Datenbankmodel verschieben. Mir ist bewusst, dass man bei Sharepoint-Listen nicht von Datenbanken spricht. Die Option auf einen Datenbankserver besteht momentan nicht. Daher ist diese Variante aus meiner Sicht immer noch besser als ein Excel Dokument.

Zu jedem Datensatz gibt es ein bis mehrere Dateien, welche ebenfalls gespeichert werden sollten. Die Gemeinsamkeit zwischen Datensatz und Dateien liegt in der gemeinsamen Bezeichnung.

Ich habe nun folgende Fragen:
1. Ich kann alle Dateien in ein Sharepoint Dokumentbibliothek verschieben oder in der Sharepoint Liste als Attachment einfügen. Welche dieser beiden Optionen ist bei 5000 Datensätze optimaler?
2. Gibt es eine Möglichkeit, die Dateien automatisch einem Datensatz zuzuordnen? Die Zuordnung sollte nur aufgrund des Dateinamen (ohne Dateiendung) und der Bezeichnung in der Liste erfolgen.

Gruss
Dimivo

[markusxy]

Ich habe nun folgende Fragen:
1. Ich kann alle Dateien in ein Sharepoint Dokumentbibliothek verschieben oder in der Sharepoint Liste als Attachment einfügen. Welche dieser beiden Optionen ist bei 5000 Datensätze optimaler?
2. Gibt es eine Möglichkeit, die Dateien automatisch einem Datensatz zuzuordnen? Die Zuordnung sollte nur aufgrund des Dateinamen (ohne Dateiendung) und der Bezeichnung in der Liste erfolgen.

Frag besser in einem Sharepoint Forum. Die kennen sich damit aus.

[Beaker s.a.]

Hallo Dimivo,

Gibt es eine Möglichkeit, die Dateien automatisch einem Datensatz zuzuordnen? Die Zuordnung sollte nur aufgrund des Dateinamen (ohne Dateiendung) und der Bezeichnung in der Liste erfolgen.

Das ist ja erstmal von Sharepoint (hab ich aber keine Ahnung von) unabhängig.
Du brauchst zwei Tabellen. Die eine hast du schon. Die muss aber einen Primär-
schlüssel (PK, eindeutig) besitzen. In einer zweiten Tabelle speicherst du die
Pfade und Dateinamen. Diese Tabelle bekommt einen Fremdschlüssel (FK) zum PK
der Datentabelle. In Access hast du dann ein Hauptformular (HFo) auf Basis der
Datentabelle mit einem Unterformular (UFo) auf Basis der Dateientabelle verknüpft
über die o.a. Schlüssel.

gruss ekkehard

[markusxy]

Das ist ja erstmal von Sharepoint unabhängig.

Hä?

Ich kann alle Dateien in ein Sharepoint Dokumentbibliothek verschieben oder in der Sharepoint Liste als Attachment einfügen

Hast du die Frage überhaupt gelesen?
Die Frage nach der Technologie ist doch entscheidend.

[Beaker s.a.]

Hallo Markus,
Ja, hab ich. Mir ging es nur darum

Zwischen Information und Dateien gibt es keine Verbindung.

und

2. Gibt es eine Möglichkeit, die Dateien automatisch einem Datensatz zuzuordnen?

Und das ich von Sharepoint keine Ahnung habe, habe ich nicht unbemerkt
gelassen. Falls also eine 1:n-Beziehung dabei nicht möglich sein sollte, ist
deine Frage natürlich berechtigt.

gruss ekkehard