Datenbank im .mdb-Format konvertieren oder neu machen?

[Nicola]

Hallo
Ich soll eine alte Instandhaltungsdatenbank aktualisieren. Es ist ein altes .mdb Format (weiß allerdings nicht, unter welcher Access-Version die erstellt wurde.. die ersten eingetragenen Wartungen sind von 2007, der autor arbeitet hier nicht mehr).
Diese Datenbank listet alle Geräte auf, die wir in der Firma haben, wer sie betreut, wie oft sie von wem gewartet werden und Abfragen zum Stichtag der Wartung, ebenso existieren Verknüpfung mit Worddokumenten als Serienbriefe. Außerdem sind zu jedem Gerät Bilder im OLE-Format abgelegt.
Ist es sinnvoll so eine Datenbank zu konvertieren und damit weiter zu arbeiten oder macht es mehr Sinn, Sie einmal neu zu erstellen.

Es ist zudem noch so, dass ich gerne eine Spalte (die der Hersteller) aus der Haupttabelle in eine eigene Tabelle überführen würde, um sie dann über einen Fremdschlüssel zu verbinden. So könnte ich zu den Herstellern auch Kontaktdaten speichern.
Weiß jemand wie das geht?

Ich freue mich über jeden Tipp

Nicola

[DF6GL]

Hallo,

Um welche "neue" Version handelt es sich?

ich sehe jetzt prinzipiell kein Argument, warum eine mdb-Datei (wenn mit >=A2000 mit Standard-Mitteln erstellt) nicht auch unter Access > Version 2007 laufen sollte..  Eine Konvertierung in das 2007-Format sollte immer machbar sein.  Es gibt ein paar Kleinigkeiten, die evtl. nicht mehr funktionieren werden, z. B. das Access-Sicherheitssystem. Zudem könnten fehlende Verweise, bzw. unsauber programmierter Code zunächst Schwierigkeiten bereiten.

Am Besten ist aber ein Test..

Wenn die Konvertierung als solche (Speichern unter)  nicht geht, lohnt sich diese Vorgehensweise:

Neue leere DB im 2007(- 2013) -Format erstellen und alles aus der alten DB importieren.


Wenn das funktioniert hat, kann man sich an die weiterführende Normaliserung der Tabellen machen.

Wie das geht, sagen wir dir nach der erfolgten Konvertierung.

existieren Verknüpfung mit Worddokumenten als Serienbriefe

Was heißt das genau? Sind die PfadDateinamen der Word-docs in einem Textfeld gespeichert oder sind das gebundene OLE-Felder?

[Nicola]

Danke für die schnelle Antwort
Also die Konvertierung nach Access 2013 hat funktioniert und es scheint auch erstmal ohne Fehler zu laufen.

Wie das mit der Verknüpfung der Worddokumente  funktioniert, weiß ich nicht genau. Ich öffne ein bestimmtes Worddokument (ganz normal im Explorer, die unter Druckvorlagen abelegt sind, um etwa ein Geräte Aufkleber auszudrucken "Geräteaufkleber EBL 063x047"), dann öffnet sich ein MS-Word-Dialog:

"Beim Öffnen des Dokumentes wird der folgende SQL-Befehl ausgeführt: SELECT * FROM 'GERÄTE'
Daten aus der Datenbank werden in das Dokument eingefügt. Möchten sie den Vorgang fortsetzen?"

Wenn ich auf "Ja" klicke, kommt eine Fehlermeldung, das die Datenbank keinen zulässigen Pfad hat.
Das ganze hat wohl irgendwie mit Serienbrief zu tun. Sorry, mehr habe ich davon noch nicht verstanden ... da muss ich mich noch einlesen.

Danke schon mal für die Hilfe

[DF6GL]

Hallo,


Mit dieser Methode benutzt Du Word selber, um mit einer Abfrage auf die Datenbank (Datenquelle) ein Serienbrief-Dokument zu erzeugen.

Weil sich vermutlich der DB-Datei-Name (evtl. auch deren Pfad) geändert hat, findet Word die Datenquelle nicht mehr. Nach der gezeigten Fehlermeldung sollte ein Fenster (Datenverknüpfungseigenschaften) aufgehen, in dem der neue Dateiname (mit Pfad) angegeben werden kann.

[Nicola]

ja, das Datenverknüpfungsfenster geht auf, nur wird der Pfad nicht gespeichert nie gespeichert .... ich muss ihn also jedes mal neu korrigieren ....
Und was nun auch noch anders ist: Ich bekomme keine Auswahl mehr, welche Daten ich eigentlich in den Serienbrief eintragen lassen möchte. das Dokument geht also mit den Steuerinhaltselementen auf Wie z.B. "Geräte-ID" --- ohne dass ich irgendwo eine Geräte-ID auswählen kann.

Ich habe noch eine weitere Frage: Wie bekomme ich eine Spalte aus der Haupttabelle in eine extra Tabelle, die ich dann über den Fremdschlüssel verbinde, ohne dass ich alle Daten neu eingeben muss?

dankbar für jeden Tipp
Nicola

PS: Was hängt denn nun eigentlich an der Wand und wenn es herunterfällt ist die Uhr kaputt?:... ?

[Beaker s.a.]

Hallo Nicola,

Wie bekomme ich eine Spalte aus der Haupttabelle in eine extra Tabelle, die ich dann über den Fremdschlüssel verbinde, ohne dass ich alle Daten neu eingeben muss?

Mit einer Anfügeabfrage.
Erstelle die neue Tabelle.
Öffne den Abfrageeditor und wähle die Quell-Tabelle.
Klicke im Menuband auf "Anfügen". Der Rest ist IMO selbst
erklärend (musst am Ende nur noch auf "!Ausführen" klicken);
- sonst fragst Du nach.
gruss ekkehard

[DF6GL]

Hallo,

Gockel halt mal, wie man die Datenquelle ändert , bzw. neu erstellt..



http://fasteasy.at/tippshop/index.php?mp=1&show=word&id=2&show2=Seriendruck&id2=45&show3=Datenquelle%20%E4ndern&id3=659

[MaggieMay]

Hallo Nicola,

Ich öffne ein bestimmtes Worddokument (ganz normal im Explorer

kann es sein, dass es sich dabei um eine Vorlage (*.dot, *.dotx) handelt? Dann musst du sie einmal aus Word heraus öffnen, um die neue Vebindung zur Datequelle dauerhaft einzustellen.

[Nicola]

Hallo zusammen,
vielen Dank für eure Antworten
Das mit dem Serienbrief hat nun geklappt und die Fehlermeldung ist weg. 

Nun bin ich auf noch etwas gestoßen, wo ich keine Ahnung von habe und gerne mal euren Rat hätte

Die Datenbank enthält Bilder zu jedem Gerät als OLE-Objekt. Kann man diese in Anhänge umwandeln?
Ich würde gerne in Access 2013 die Bilder als Anhänge einfügen... das wird ja empfohlen, ... wohingegen es den Datentyp in den alten Access-Versionen ja noch nicht gab.
Oder ist es ratsamer mit OLE-Objekten weiter zu machen?

[DF6GL]

Hallo,

die Ole-Objekte können in je eine Datei gespeichert (exportiert) werden.

Dabei würde es dann auch belassen und in der neuen DB nur die Pfad-Dateinamen in ein Textfeld speichern und ein Bild-Steuerelement an dieses Feld binden.

Wenn die Dateien als "Anlage" gespeichert werden sollen, siehe z. B. hier:

http://www.access-basics.de/index.php/Anlage-Felder_und_VBA.html