Datensatz automatisch verschieben

[Pat12340]

Erstmal Hallöchen!

Vorweg bin absoluter Access Neuling und die Frage die ich jetzt habe geht weit über die Grenzen meines Wissen weg.
Ich bin froh, dass ich ohne Probleme ein Button einfügen kann  .

Also ich habe zwei Tabellen mit den Namen "Tabelle_Daten" und "Tabelle_Daten_Archiv".

So jetzt hätt ich gerne, dass wenn gewisse Kriterien erfüllt sind, dass der Datensatz der diese erfüllt automatisch in die "Archiv-Tabelle" verschoben wird.

Die Kriterien wären:
Spalte "Erfordernis" mit einer Checkbox  nicht angekreuzt

Spalte "Erfordernis" mit einer Checkbox angekreuzt und in Spalte "erledigt am" ein Datum eingefügt.

Ich hoffe irgendjemand hat hier Geduld mit mir und kann mir helfen und vorallem das ich das jetzt irgendwie verständlich erklärt hab.

Danke

Lg Patrick

[MaggieMay]

Hallo Patrick,

die Idee mit der Archiv-Tabelle solltest du nochmal überdenken.

Es genügt völlig, in der Stammdaten-Tabelle ein Archivkennzeichen
zu pflegen und dieses in Auswahlabfragen zu berücksichtigen.

[MzKlMu]

Hallo,
von der Archivtabelle würde ich Dir auch dringend abraten. Außerdem kann das mit verknüpften Tabellen zu erheblichen Problemen führen.
Wobei ich jetzt einfach mal davon ausgehen, dass es nicht nur eine Tabelle gibt (außer der nicht notwendigen Archivtabelle).

Spalte "Erfordernis" mit einer Checkbox  nicht angekreuzt
Spalte "Erfordernis" mit einer Checkbox angekreuzt und in Spalte "erledigt am" ein Datum eingefügt.

Hier kommen auch Zweifel am Datenmodell auf. Was ist denn da erforderlich bzw. Erfordernis ?
Gibt es noch mehr Spalten mit die angekreuzt werden müssen/sollen ?

[Seiltänzer]

Hi,
eine Archivtabelle in derselben Datenbank wie die Haupttabelle - da verschließt sich mir der Sinn,
da gewisse Datensätze ja dann doppelt vorhanden sind.

Eine Archivdatenbank mit einer analogen Tabelle wie in der Hauptdatenbank ist etwas anderes.
Da kann man bei einer überbordenden Datenmenge die gekennzeichneten Datensätze ins Archiv verschieben,
in der Hauptdatenbank löschen, um diese zu entlasten.

[MzKlMu]

Hallo,

Da kann man bei einer überbordenden Datenmenge die gekennzeichneten Datensätze ins Archiv verschieben,

auch dann ist das auf jeden Fall eine Archivtabelle der falsche Weg. Wenn Access die Datenmenge nicht mehr packt, muss als Backend ein Datenbankserver her.
In einer Datenbank in der es ja verknüpfte Tabellen gibt, ist eine Archivtabelle auch gar nicht so ohne weiteres möglich. Es entstehen inkonsistente Daten und der ganze Zusammenhang der Daten geht verloren.
Archivtabellen helfen nichts, gar nichts, im Gegenteil.

[Pat12340]

wow
besten Dank für die Tipps und Ratschläge!!
Habe heute auch von einem Freund gehört, dass ich das lieber mit der Archiv-Tabelle lassen möge.

Nun das Problem...ich weiß weder wie ich das machen kann mit der Archiv-Tabelle noch mit dem Archivkennzeichen noch wie ich das dann hin bekomm, dass dies automatisch gesetzt wird.

Das Problem ist nämlich, der Endbenutzer ist nicht gerade der PC-Standartanwender sondern etwas drunter...das sollte so unkompliziert wie möglich gehen.

Dank nochmals für den Input
Lg Patrick

[MzKlMu]

Hallo,
erkläre das Vorhaben genauer, damit man auch einen vernünftigen Rat geben kann.
Ich hatte auch Fragen, von denen Du keine beantwortet hast.

[Pat12340]

Hallo!
Erstmal sorry...hab deine Fragen voll überlesen.

-) Es ist in der Tat nur eine Tabelle
-) Es geht darum, dass

• wenn bestimmte Erfordernisse (Spalte1) ausgewählt werden, sind keine weiteren Maßnahmen notwendig -> kann Archiviert werden.
  
• wenn aber zu diesen Erfordernisse noch weitere Maßnahmen (Checkbox (Spalte2)) notwendig sind, kann dieser Datensatz noch nicht archiviert werden.
  
• erst wenn dann in Erledigt am (Spalte 3) ein Datum reinkommt und dieser dann somit abgeschlossen ist, kann dieser dann auch archiviert werden.
  
  -) Nein gibt sonst keine Kontrollkästchen die in dem Bezug noch angeklickt werden könnten
  
  In meinen Kopf sieht das weniger kompliziert aus
  
  lg Patrick

[MzKlMu]

Hallo,
da gibt es noch weitere Fragen:

wenn bestimmte Erfordernisse (Spalte1) ausgewählt werden

Wieso können in einer Spalte Erfordernisse (Mehrzahl, also mehrere) gewählt werden ?
Sind die weiteren Maßnahmen nicht spezifiziert ?

Nein gibt sonst keine Kontrollkästchen die in dem Bezug noch angeklickt werden könnten

Weitere KK nicht nur in diesem Bezug, sondern überhaupt ?

Eine Tabelle in einer Datenbank sind eher unüblich und lässt am Datenmodell zweifeln.
Sofern man bei einer Tabelle überhaupt von einem Datenmodell sprechen kann..
Kannst Du mal die Felder der Tabelle hier alle auflisten ?
Oder Screenshot des Tabellenentwurf auf dem man alle Felder sieht.

[Pat12340]

Hallo!
wow so spät noch so aktiv

zu1)
Nein. Kann nur ein Begriff ausgewählt werden.
Ím Grunde gibt es nur eine weitere Maßnahme die ausgewählt werden kann (kontrollk.).

zu2)
sonst würde es noch welche geben.

Sorry es wären zwei Tabellen.
Eine Tabelle die den Verlauf von diversen Akten behandelt.
Die zweite Tabelle mit den Mitarbeitern.

Ich glaube das eine Beispieldatei besser wäre.


<<Link gelöscht>> 
Dubiose Website
Moderator




Aber bitte nicht schimpfen...mache das so richtig zum ersten mal

Bitte seid gnädig
lg

[MzKlMu]

Hallo,
ich benötige zwingend eine MDB (Access2003), ich habe keine andere Version. Bitte konvertieren, oder warten bis jemand anders reinsieht.
Alternativ ein Bild der Beziehungen auf dem man die beiden Tabellen mit allen Feldern sieht.

PS:
Bitte Beispiele direkt im Forum hochladen.

[Pat12340]

Hallo!
Sorry für den Link....wäre nur die Datei gewesen

Anbei die Screenshots meiner 2 Tabellen!

Lg Patrick

[MzKlMu]

Hallo,
hier liegt einiges im Argen. Aber erst mal noch folgende Fragen
Tabelle Mitarbeiter
Was bedeuten die Felder:
Teamleiter (Zahl)
Mitarbeiter (Zahl)
komplett
Tage

Tabelle Datentabelle
Was bedeuten die Felder:
Mitarbeiter (Zahl)
Teamleiter (kommt der aus der Mitarbeitertabelle) ?
Verkehrsführer (kommt der aus der Mitarbeitertabelle) ?
geschrieben von (kommt der aus der Mitarbeitertabelle) ?
Erledigt von (kommt der aus der Mitarbeitertabelle) ?
Gibt es noch mehr Felder für den Bezug zum Mitarbeiter.

Noch einige Anmerkungen:
ID nicht einfach ID nennen, sondern DatenID bzw. MitrarbeiterID.
Keine Leer und Sonderzeichen in Feld und Objektnamen
Wo ist das erbetene Beziehungsbild ?
Oder hast Du gar keine Beziehungen angelegt ?

[Pat12340]

Hallo!

Zu deinen Fragen:

Tabelle Mitarbeiter:
Teamleiter: welche TeamNr.
Mitarbeiter: Dienstnummer des MA
komplett: der komplette Name des MA
Tag: welche freie Tage der MA hat

Tabelle Datentabelle:
Mitarbeiter: Dienstnummer des MA
Teamleiter: Name der Teamleiter (kommt aus keiner Tabelle)
Verkehrsführer: Name der  Verkehrsführer (kommt aus keiner Tabelle)
geschrieben von: Name der Teamleiter (kommt aus keiner Tabelle)
erledigt von: Name der Teamleiter (kommt aus keiner Tabelle)

bezug auf dem Mitarbeiter wären in dem Fall nur:
Mitarbeiter (Dienstnummer) (Tabelle: Datentabelle)
und alle Felder der Tabelle Mitarbeiter

bzgl. ID werd ich mir für die Zukunft merken! Darf ich nur fragen aus was für einen Grund?

Beziehung?? Ehrlich gesagt keine ahnung was du meinst.
Ich weiß ich bin eine Katastrophe.

Lg Patrick
und danke für die MÜhe die du dir machst

[MzKlMu]

Hallo,

Beziehung?? Ehrlich gesagt keine ahnung was du meinst.

sorry, aber wer nicht weiß, was Beziehungen sind kenn keine Datenbank machen. Du musst Dich unbedingt mit den Grundlagen vertraut machen. Weiter unten findest Du mal einen Link für den Einstieg.
Dein jetziger Tabellenaufbau halte ich für unbrauchbar.

komplett: der komplette Name des MA

Das ist überflüssig, Du hast ja bereits Vor und Nachname.

Tag: welche freie Tage der MA hat

Du hast ja nur ein Feld also kannst Du auch nur einen Tag erfassen, mehrere Tage geht nicht. Wenn ein MA mehrere Tage frei hat ist eine weitere Tabelle erforderlich. Auf welchen Zeitraum bezieht sich denn die freien Tage oder ist das Urlaub ? Auch dann wäre eine extra Tabelle erforderlich.


Weitere Fragen:
Wo kommt die TeamNr her ?
Sind die Teamleiter, Verkehrsführer, geschriebenVon und erledigtVon auch Mitarbeiter ?

bzgl. ID werd ich mir für die Zukunft merken! Darf ich nur fragen aus was für einen Grund?

Die ID ist der Primärschlüssel und damit das Feld für die Beziehung. Überall wo es einen Bezug zum Mitarbeiter gibt kommt nur diese Zahl als Fremdschlüssel rein. Daher sollte man steht wissen, auf welche Tabelle sich diese ID bezieht (MitarbeiterID).

Es ist unerlässlich dass Du Dir die Grundlagen erarbeitest. Eine Datenbanktabelle hat mit einer Exceltabelle nichts, absolut nichts gemeinsam.
Hier der erwähnte Link.
https://www.hdm-stuttgart.de/~riekert/lehre/db-kelz/