Anzeigen verschiedener Datensätze an gleichen Positionen in Formularen

[Encyclomaniac]

Hallo...

Ich bin sehr sehr neu in Access, habe vor ca. 3 Wochen überhaupt erst das erste mal von dem Programm gehört und soll jetzt eine Termin- und Anwesenheitsverwaltung für ein Orchester erstellen.

Ich habe es geschafft alle Termine einzutragen (mit jeweiliger ID) und alle Stammmusiker (mit Instrument und Verfügbarkeit) anzulegen. Diese werden auch per Anfügeabfrage standardmäßig allen Terminen hinzugefügt als "anwesend" (in einer Tabelle "MusikerTermin" welche nur die TerminIDs mit den jeweiligen MusikerIDs miteinander kombiniert). Jetzt habe ich eine weitere Tabelle mit Gastmusikern welche nur bei Bedarf zu den Auftritten hinzugeholt werden. Diese können auch per Anfügeabfrage den Terminen hinzugefügt werden.

Jetzt soll dann das alles in einem Formular angezeigt werden. Dieses zeigt bisher bei jedem Termin die Musiker, welches Instrument sie spielen und dass sie anwesend sind. Sind jetzt Gastmusiker hinzugefügt werden die aber im Formular nicht angezeigt, da ja Ihre Namen und Instrumente in einer anderen Tabelle angezeigt sind, die in der zu Grund liegenden Abfrage nicht enthalten ist. Gibt es eine Möglichkeit dass das Formular bei Termin xy in Instrumentenkategorie zz alle Stammmusiker anzeigt UND auch die Gastmusiker wenn sie denn hinzugefügt wurden? Also praktisch dass in der Abfrage in einem Feld nicht nur "Vorname aus Tabelle Musiker" sondern auch bei Bedarf "Vorname aus Tabelle Gastmusiker" aufgeführt werden könnte?

Klingt alles total verworren, es tut mir leid... Könnte auch Teile der Datenbank hochladen damit ihr euch selber einen Eindruck machen könnt... müsste mir nur jemand erklären wie das geht   
Vielen Dank schonmal, Gruß Encyclomaniac

[DF6GL]

Hallo,


im Antwort-Modus befindet sich ein Button "Erweiterte Optionen", der anzuklicken ist. Dort kann dann die Datei zum Hochladen ausgewählt werden. Die Db möglichst vorher Reparieren/Komprimieren und zippen.

[bahasu]

Hi,

die für access einfachste Lösung wäre es, die Tabelle der Musiker um ein Feld "GastMusiker: ja/nein" zu erweitern und die Gastmusiker in diese Tabelle zu integrieren.

Harald

PS
Du warst demnach im "Tabellen/Abfragen"-Forum schon richtig. 

[Beaker s.a.]

Hallo Encyclomaniac,
Wie Harald anmerkt, würde ich die Gastmusiker auch mit in die Tabelle "Musiker" aufnehmen.
Ich würde die allerdings nicht mit einem Ja/Nein-Feld markieren, sondern allen eine
Kennung verpassen "S"/"G" (besser wohl noch eine ID, also 1 und 2); - vielleicht gibt
es ja noch einen dritten Typ Musiker. Deshalb am besten dafür auch gleich noch eine
Nachschlagetabelle angelegt, mit der Du dann auf dem Formular ein Kombifeld
zur Auswahl dieser Kennung befüllst.
hth
gruss ekkehard

[Encyclomaniac]

Oha, das ist ja schon recht hilfreich!

Um ehrlich zu sein hatte ich auch ursprünglich alle Musiker (unabhängig von ihrer "Herkunft") in einer Tabelle mit einem "Ja/Nein" Feld für die Kennzeichnung als Auhilfsmusiker oder net... allerdings hab ich das dann alles wieder auseinandergeflückt in der Hoffnung so eine höhere Stufe der Normalisierung zu erreichen und andere Probleme zu umgehen die ich bei den Beziehungen bekommen hab...

Aber gut, dann wird das wieder rückgängig gemacht... Wenn ich jetzt denen alle ne unterschiedliche Kennung gebe, wie kann ich es erreichen, dass wenn ich einen neuen Gastmusiker anlege dieser auch eine GastmusikerID bekommt und keine normale...die AutoWerte für ID laufen doch einfach weiter in der Tabelle....

Hab die Tabelle jetzt mal von persönlichen Daten bereinigt und angehangen...hoffe man sieht ungefähr worum es gehen soll!

Wenn ich jetzt eine Übersicht im Formular hab (also Termine Orchester hier zB), wo zu jedem Termin die anwesenden Musiker angezeigt werden, wie kann ich sowas ausdrucken, dass NUR für diesen Termin die Musiker ausgedruckt werden. Wenn ich nämlich das Formular drucke druckt er mir ALLE Termine mit den anwesenden Musikern (was meinen Papierverbrauch doch ungemein steigert bei über 70 Musikern auf über 30 Terminen...)! Gibt es außerdem eine Möglichkeit die Mehrfachnennungen in den Anzeigen beim Satz zu verhindern? Also dass er nicht vor jeden Musiker schreibt zu welchem Satz er gehört im Formular TermineOrchester sondern einfach nur einmal oben "Flöten" und dann x, y, z... dann "Trompeten" Person 1, Person 2, Person 3...


Vielen Vielen Dank aber auf jeden Fall schonmal, das ist echt hilfreicher als alles was ich mir bisher selber zusammengewuselt hatte

[Anhang gelöscht durch Administrator]

[MzKlMu]

Hallo,

dass wenn ich einen neuen Gastmusiker anlege dieser auch eine GastmusikerID bekommt und keine normale

warum soll der Gastmusiker eine eigen ID bekommen?
Das macht wenig Sinn, Du kannst die AutowertID auch für die Gastmusiker verwenden.
Für die Darstellung und Eingabe sind wahrscheinlich Fornulare mit Unterformularen einzusetzen um Doppelanzeigen zu vermeiden.

Deine DB kann ich mir leider nicht ansehen, habe nur Access2003. So geht es vielen andern auch. Wenn Du also Hilfe haben willst, solltest Du die DB nach Access2003 konvertieren.

[Encyclomaniac]

Aso...also soll ich ganz auf eine Kennzeichnung der Gastmusiker verzichten? Oder wie soll das von Statten gehen...? Weil wenn ich kein Ja/Nein-Kästchen und keine eigene ID benutzen soll...oder dann über den Namen? Dass die Gastmusiker alle ein "G" vorgestellt bekommen...?

Danke für den Tipp mit der Kompatibilität, habs hier nochmal für Access 2003.

[Anhang gelöscht durch Administrator]

[MzKlMu]

Hallo,
ja/Nein kästchen schon, aber keine eigene ID. Über das Ja/Nein Kästchen kannst Du dann filtern.
Oder mit einer eigenen Tabelle für die Musikerart wie es ekkehard vorgeschlagen hat. Das wre die flexibler Lösung.
Aber auf keinen Fall als vorrangestellter Buchstabe.

Das bisherige Datenmodell ist unbrauchbar.
Die Tabellenunterscheidungen Tanzmusik etc. sind alle überflüssig das kommt alles in eine Tabelle mit einem Feld für die Veranstaltungsarten. Das gilt sowohl für die Satz als auch die terminzusammenstellungen.
Das gilt auch für die Formulare. Du brauchst nur jeweils ein Formular.

[Encyclomaniac]

Die Seperation der Tanzmusik in eine eigene Tabelle (bzw. eigenes Formular) ist mit dem Hintergedanken, dass die Personalplanung für die beiden Bereiche (Orchester und Tanzmusik) von verschiedenen Personen gemacht wird, welche im Endeffekt nur auf "ihren" Bereich Zugriff erhalten sollen. Auch soll so verhindert werden, dass Musiker die NICHT in der Tanzmusik spielen trotzdem zu den Terminen hinzugefügt werden können, da dies die Statistikauswertung welche zum Jahresabschluss erfolgen soll (und noch eingefügt werden muss in die Datenbank) ansonsten durcheinander bringen würde...

Oder kann man diese Sachen auch über eine Zugriffsbeschränkung lösen?

[MzKlMu]

Hallo,

Oder kann man diese Sachen auch über eine Zugriffsbeschränkung lösen?

Genau so wird es gemacht. Über Abfragen kriegt jeder nur das zu sehen was für ihn relevant ist.
Die unterschiedlichen Tabellen sind Krampf der dem Gedanken der Normalisierung nicht entspricht. Und Normalisierung hast Du ja angesprochen.

[Encyclomaniac]

Ok... Das hat mir alles schon viel weitergeholfen! Ich bin zwar noch net fertig mit der DB, werde also auf weitere Fragen stoßen, aber dann melde ich mich an entsprechender Stelle nochmal!

Vielen Dank bis hierhin an euch alle! Ist halt als erstes Projekt jemals in Access schon echt aufwändig und bin froh, dass da mal n paar mit Ahnung drüber gucken konnten!

Gruß, Encyclomaniac