Brauche Hilfe bei verschiedenen Problemen in einer Datenbank

[Stromberg77777]

Hallo zusammen,
bin ganz neu hier im Forum und habe mich angemeldet, weil ich ein Problem mit einer Datenbank habe. Zunächst möchte ich noch sagen, dass ich zwar ein gutes technisches Verständnis habe was PC's angeht, aber ich habe noch keinerlei Erfahrungen mit Access bzw. mit Programmierung. Deshalb verzeiht mir wenn vieleicht eine dumme Frage dabei ist. Habe auch in anderen Foren gesucht aber nichts richtiges gefunden.

Nun zu meinem Problem:

Ich habe vor eine Datenbank zu erstellen, bei der bei jedem Datensatz 7-8 verschiedene Werte eingegeben werden (Z.b. Vorgangsnummer, Name, Ort usw.)

Dazu habe eine Tabelle erstellt, die Eingabe erfolgt über eine Formularseite. Die Datenbank wird von mehreren Anwendern genutzt.

Nach Eingabe dieser o.g. Grunddaten, sollen diese in einer bereits vorhandenen Wordvorlage eingefügt werden. Ist das möglich?

Desweiteren existiert bereits eine Ordnerstruktur. In einem Hauptordner befinden sich 10 Unterordner, in denen sich jeweils 1 Word-Dokument (bereits erstellte Vorlagen) befindet, mit denen die Anwender arbeiten können.

Diese Ordnerstruktur soll nach Eingabe der Grunddaten im Formular automatisch erstellt werden. Der Name des Hauptordners soll sich jeweils aus Namen und Ort zusammensetzen. In diesem Hauptordner befindet sich auch das zuerst genannte Word-Dokument, in dem alle Grunddaten in einer Art Deckblatt erscheinen sollen.

Könnt ihr mir sagen ob das möglich ist und was ich dazu machen muss? Falls es sehr kompliziert sein sollte, helfen mir auch schonmal ein paar grundsätzliche Tips.

Ach und noch ein kleines Problem, wie stelle ich ein, dass das Formular bei jedem öffnen leer ist und ein neuer Datensatz erstellt wird?

Danke schonmal für eure Hilfe!!

Gruß Christoph

[Beaker s.a.]

Hallo Christoph,

Ach und noch ein kleines Problem, wie stelle ich ein, dass das Formular bei jedem öffnen leer ist und ein neuer Datensatz erstellt wird?

Formulareigenschaft "Daten eingeben" auf "Ja" einstellen.
Zum Rest fällt mit jetzt nichts ein.
hth
gruss ekkehard

[DF6GL]

Hallo,


alles ist mit Access umsetzbar, wobei ich allerdings die "Reihenfolge" des Arbeitsablaufs nicht verstehe:

Wenn die Ordnerstruktur erst nach Eingabe von (neuen) Grunddaten erstellt werden soll, wie kann es dort schon Wordvorlagen geben? Es  widerspricht auch: "Desweiteren existiert bereits eine Ordnerstruktur" ...



"Die Datenbank wird von mehreren Anwendern genutzt."


gleichzeitig, d. h. von mehreren Rechnern im Netzwerk aus? Dann ist eine Aufteilung der Db in Frontend/Backend dringends zu empfehlen.


"Könnt ihr mir sagen ob das möglich ist und was ich dazu machen muss?"



Tabellen erstellen, die die Gunddaten aufnehmen.
Formular dazu, das diese Daten eingeben/bearbeiten läßt und die u. g. Abläufe (per VBA-Code)  steuert.


"Ordnerstruktur soll nach Eingabe der Grunddaten im Formular automatisch erstellt werden"
Es gibt u. a. VBA-Funktionen, die das erledigen können (MkDir, ChDir).


"In diesem Hauptordner befindet sich auch das zuerst genannte Word-Dokument, in dem alle Grunddaten in einer Art Deckblatt erscheinen sollen."
Unabhängig der o. g. Hinterfragung kann Word automatisiert werden, dass heißt, per VBA-Code wird Word geöffnet und dabei ein neues Dokument aus der ausgewählten (je nachdem, wie das passieren soll, gibt es verschiedene Möglichkeiten:  Hinterlegung des Pfades und des Word-Vorlagen-Dateinamens in einer Tabelle, manuelle Auswahl mittels Filedialog) Vorlage erzeugt.  Die Daten können entweder an vorher bestimmte Textmarken oder in Serienbrief-Feldern übergeben, bzw. zusammengebaut  werden.





"dass das Formular bei jedem öffnen leer ist und ein neuer Datensatz erstellt wird?"

Stell die Form-Eigenschaft "Daten/Daten eingeben" auf ja....

[Stromberg77777]

Danke schonmal für die Antworten, finds toll wie schnell das ging, werde es mal versuchen morgen umzusetzen.

@DF6GL: Hast recht hab die Beschreibung meines Vorhabens nicht richtig formuliert, ich versuchs nochmal.

Zur Zeit arbeiten die Anwender schon mit der genannten Ordnerstruktur. D.h. ein Hauptordner (Ordnername = Name + Ort), und darin befinden sich nochmal 10 Unterordner in denen jeweils 1-2 Word-Dokumente sind. Diese Word-Dokumente haben ein gewisses Layout und verschiedene Formularfelder, die von den Anwendern dann ausgefüllt werden. Zudem befindet sich in dem Hauptordner das Word-Dokument "Deckblatt" auf dem alle Grunddaten enthalten sind.

Zur Zeit läuft es so ab, dass diese Ordnerstruktur mit den Word-Dokumenten darin als Vorlage existiert. Die Anwender kopieren diese, bennenen diese um und arbeiten manuell in den Dokumenten.


Mein Ziel wäre es, dass nach der Eingabe der Grunddaten im Access-Formular, diese Ordner wie oben beschrieben automatisch erstellt und benannt werden und sich anschließend auch wieder die entsprechenden Dokumten in den Ordnern befinden, damit die Anwender damit arbeiten können.
Zusätzlich sollen dann die Grunddaten auch automatisch im "Deckblatt" in den entsprechenden Formularfeldern erscheinen.

Hoffe ich konnte es etwas verständlicher ausdrücken :-)

[DF6GL]

Hallo,

naja, irgendwo her mußt Du halt die Ausgangsvorlage holen und bei Nicht-Existenz einer entspr. Ordner-Struktur diese erst Anlegen und dorthinein die Dokumente ablegen.


Am Besten verinnerlichst Du Dir GANZ genau und Schritt für Schritt einen solchen Vorgang , wenn er manuell durchgeführt wird. Dabei checkt Du, ob dieser Vorgang rezeptartig (d. h. nach einer (schriftlichen) Arbeitsanweisung) wiederholfähig abgearbeitet werden kann.   Wenn das so ist, dann ist eine Umsetzung in einen Programmablauf sehr wahrscheinlich möglich.

" auch wieder die entsprechenden Dokumente in den Ordnern befinden"
Tja, irgenwoher muss man ja wissen, was denn nun "entsprechende" Dokumente sind.  Wenn die alle einer einzigen Grund-Vorlage entstammen, dann kann die Grundvorlage natürlich in die neue Orderstruktur kopiert werden. Wenn die Vorlage  aber von irgendwelchen anderen Situationen abhängt, muss eine solche wohl erst aus den diesbezüglich individuellen Angaben erstellt werden (was ja auch möglich ist. Man muss nur wissen was GEANU gemacht werden soll/muss).

[Stromberg77777]

Ich werde deine Anweisungen mal befolgen und mir zuerst über alle Arbeitsschritte nochmal genau Gedanken machen.

Zu den Dokumenten in den Unterordnern:

Da ist dann in jedem Unterordner eine andere Word-Vorlage vorgesehen, die auch immer genau in diesen Unterordner rein muss. D.h. es wird immer eine bestimmte Word-Vorlage in den einzelnen Unterordnern vorhanden sein, und keine andere. Diese Word-Vorlagen sind also in den einzelnen Unterordnern immer gleich.

So soll das ganze aussehen, nachdem ich im Formular die Grunddaten eingegeben habe.

Hauptordner (Ordnername = Name + Ort)
Word-Vorlage "Deckblatt" (mit eingegebenen Grunddaten)
- Unterordner 1.1. ( in diesen Unterordner muss immer auch Word-Vorlage 1.1.)
- Unterordner 1.2. (mit Word-Vorlage 1.2)
- Unterordner 1.3. (mit Word-Vorlage 1.3)
....
- - Unterordner 1.9. (mit Word-Vorlage 1.9)

Weißt du wie ich das meine?

[MzKlMu]

Hallo,
warum wechselst Du nach Word?

Mit anderen Worten: Was kann Word, was ein Access Bericht nicht kann?

[Stromberg77777]

Hallo MzKlMu,

wie gesagt, kenne mich nicht wirklich so gut aus, weiß gar nicht was Access-bericht alles kann.

Es ist halt so, dass diese Word-Vorlagen zur Zeit schon existieren und die Anwender damit arbeiten, ohne das Access genutzt wird.

[MzKlMu]

Hallo,
Aus den Vorlagen entsteht ja dann nach Einfügen der Daten das eigentliche Worddokument.
Was steht denn alles in den Worddokumenten?

[Stromberg77777]

Jedes Dokument hat einen bestimmten aber immer gleichen Briefkopf

In den Worddokumenten sind meistens nur eine einfache Tabellen (3 Spalten, 10 Zeilen) in denen dann verschiedene Sachen eingetragen werden.
Bei einem Worddokument handelt es sich jedoch um ein 6-seitiges umfangreiches Dokument mir sehr vielen Formularfeldern, die aber dann manuell ausgefüllt werden.

Ist es nicht möglich das diese Word-Dokumente einfach aus der Vorlage (also die bereits existierende Ordnerstruktur) herauskopiert und in dem durch Access neu erstellten Ordnern eingefügt werden?

[MzKlMu]

Hallo,
ich verstehe immer noch nicht den Sinn der Worddokumente.
Ein solches Worddukument kannst Du auch mit einem Accessbericht nachbilden.
Den Du dann entweder als PDF in die vorhandene Ordnerstruktur speicherst. Oder auch darauf verzichtest, ein Accessbericht kann ja jederzeit mit den gewünschten Daten ausgedruckt werden.

Die beste Schnittstelle (hier nach Word) ist die die man nicht braucht. 

[Stromberg77777]

Das mit den Berichten wusste ich ja noch nicht ;-) Habs allerdings noch nicht versucht. Hoffentlich bekomme ich das dann auch beim Layout so hin wie vorher bei den Word-Dokumente. Die Word-Dokumente hab ich ja nur ins Spiel gebracht weil diese halt ein gewisses Layout haben und alle Anwender (ca. 10) bisher damit arbeiten.

Noch ne Frage dazu, kann man denn bei erstellten Berichten nachträglich nochmal Änderungen vornehmen? Problematisch könnte da vielicht das o.g. 6-seitige Dokument werden. Hier tragen die Anwender zahlreiche Infos zu einem Kunden, auch Bilder, Internet-Links ein. Falls das mit den Berichten von Access nicht möglich ist, besteht denn nicht die Möglichkeit das Access einfach diese vorhandene Word-Vorlage aus einem Ordner heraus kopiert und in einen neu erstellten Ordner rein kopiert?


Das mit der Schnittstelle zu Word merk ich mir ;-)

Danke nochmal an alle für die Infos, haben mir schon zum Teil weitergeholfen!

[Stromberg77777]

Oder was haltet ihr hiervon:

http://www.tksoft-online.de/index.php/msaccess-codes/14.html