Neuling sucht Hilfe zu MS Access 2000

[urgrossvater]

Hallo Experten,
für eine private Datenbank zum Thema Familienforschung benötige ich Hilfe.

Die Beispiele und Anleitung aus dem Handbuch haben leider nicht zum Ziel geführt.
Vielleicht ist mein Wunsch auch nicht realierbar.

1. Es sollte jegliche Doppelarbeit vermieden werden, d.h. jeder Name, Vorname, Beruf u.a. sollte nur einmal in eine Datei (Tabelle) geschrieben werden. Schlüssel dazu ist eine Nummer, die sich aus dem verwendeten Ahnenprogramm ergibt.

2. Ich hatte mir also gedacht, für jeden Begriff eine Datei (Tabelle) mit einem jeweiligen Schlüssel und zugehörigem Begriff anzulegen.
Also Tabell1=Name, Tabelle2=Vorname, Tabelle3=Beruf, Tabell4=Ort usw.
Ich wollte also jeder Person erstmal die Begriffe zuordnen. Daran scheiterten unzählige Versuche.

Bsp.: MEIER                = SNr. 112
        Carl                   = SNr. 47
        Friedrich             = SNr. 84
         Schmied             = SNr. 112
         Zinner                = SNr. 243
         Schwarzenberg = SNr. 188
         Annaberg          =  SNr. 14
Abfrage nach Namen, Auflistung aller Personen nach Namen geordnet, wo sie was waren:
         4711 MEIER Carl Friedrich Schmied in Schwarzenberg, Zinner in Annaberg 
   
Weitere Abfragen sollen sein:
Wer war alles Schuhmacher
Wer wohnte alles in Chemnitz      
Welche Berufe gab es in Plauen (aus meiner Ahnenendatei)
usw.

Wie muss ich an diese Sache rangehen?

Für Eure Hilfe bedanke ich mich jetzt schon.

Schöne Grüße vom Urgroßvater

[DF6GL]

Hallo,



zu 1) das hört sich ja nach "Über-Normalisierung" an, sprich mehr als die 3. Normalform...

Das kann man machen, ob es viele Vorteile bringt, ist erst abzuwarten.



2) Wodran ist es denn genau gescheitert?   Es ist eine (weitere) Tabelle "tblPerson" erforderlich, in der neben einem Primärschlüsselfeld (Fremdschlüssel-)Felder eingebaut werden, die die enstpr. ID-Werte aus den "Stammdaten"-Tabellen aufnehmen.  Die Auswahl/Zuordnung aus diesen Stammdatentabellen kann z. B. mit Hilfe von Kombifeldern in einem Formular erfolgen.  

(Nicht  vergessen werden sollte die Definition der Tabellen-Beziehungen im Beziehungsfenster)



Statt einiger"Stammdatentabellen" könnte man auch die "tblPerson" selber dazu hernehmen, indem man z. B. für "Ort"  eine Kombifeld benutzt, das seine Listendaten aus dem Feld "Ort" in "tblPerson" (Felddatentyp TEXT mit Name des Ortes als Inhalt) bezieht und so eine Auswahl aus den schon gespeicherten Orten erlaubt.

[urgrossvater]

Hallo Access-Gott,
vielen Dank für die Antwort.

zu 1) Wenn es günstigere Möglichkeiten gibt, bin ich auch daran interessiert. Ich hatte schon mit Excel-Tabellen versucht, fand aber niemanden, der mir da weiterhelfen konnte.

zu 2) Beim Versuch, eine Personal-Tabelle zu erstellen, bin ich schon bei der Zuordnung der Namen gescheitert.
Was dabei alles versucht habe, kann ich gar nicht mehr sagen.

Um mein Anliegen zu verdeutlichen hänge ich eine Datei an, aus der ersichtlich ist, was ich gerne möchte. Dabei ist es mir nicht gelungen, die rot umrandete Tabelle zu erstellen.

Mir fehlt das Prinzip, wie ich vorgehen soll. Ich würde ja gerne einen Lehrgang besuchen, habe aber in unserer Gegend (Westerzgebirge) nichts gefunden.

Zu dem Rest kann ich noch nichts sagen, da ich gar nicht so weit gekommen bin.

Schöne Grüße der Urgroßvater

[Anhang gelöscht durch Administrator]

[DF6GL]

Hallo,



ad hoc würde ich die Tabellen so aufbauen:


tblVornamen
VNID (PK, Autowert)
VN_Bez(Text)


tblNachnamen
NNID (PK, Autowert)
NN_Bez (Text)


tblEreignisse
ERID (PK,Autowert)
ER_Bez (Text)

tblVerwandschaften
VWID (PK,Autowert)
VW_Bez (Text)



tblPersonen  (vernünftigen Prefix für die Tabellennamen benutzen)
PersID  (PK, Autowert)     KEINE Sonder- und Leerzeichen in Objektnamen verwenden!
Pers_NNID (Zahl, Long Fremdschlüssel zu Tabelle "tblNachnamen")
Pers_GBID (Zahl Long, Fremdschlüssel zu Tabelle "tblNachnamen")
Pers_VN1ID (Zahl, Long, Fremdschlüssel zu Tabelle "tblVornamen")     hier ist bewußt auf Normalisierung verzichtet
Pers_VN2ID (Zahl, Long, Fremdschlüssel zu Tabelle "tblVornamen")     ""
Pers_VN3ID (Zahl, Long, Fremdschlüssel zu Tabelle "tblVornamen")     ""
Pers_OrtID (Zahl, Long, Fremdschlüssel zu Tabelle "tblOrte"   --> Wohnort)
Pers_BerufID (Zahl, Long, Fremdschlüssel zu Tabelle "tblBerufe")


tblPersEreignisse
PEID (PK, Autowert)
PE_PersID (Zahl, Long Fremdschlüssel zu tblPersonen)
PE_ErID (Zahl, Long, Fremdschlüssel zu tblEreignisse)
PE_Datum (Datum/Uhrzeit)
PE_OrtID (Zahl, Long, Fremdschlüssel zu tblOrte", als Hinweis darauf, WO das Ereignis stattfand)
PE_Notiz (Text oder Memo)

.
.


Je nachdem, wie die "Orte" mit den anderen Tabelle zusammenhängen (sollen), werden deren IDs in die entspr. Tabelle mit aufgenommen.

"Paten", "Beruf" und "Wohnort"  haben in "tblEreignisse" nichts zu suchen, weil es eben keine Ereignisse sind. Diese Felder sind eher als Attribute in tblPersonen zu sehen. "Pate" ist eher eine Verwandschafts-Eigenschaft.


tblPersVerwandschaften
PVID  (PK, Autowert)
PV_PersID1 (Zahl, Long Fremdschlüssel zu tblPersonen)
PV_PersID2 (Zahl, Long Fremdschlüssel zu tblPersonen)
PV_VWID (Zahl, Long Fremdschlüssel zu tblVerwandschaften)



Die ganz untenstehende Tabelle (Paten) in Deinem Excel-Beispiel brauchst Du nicht, diese Daten sind dann in tblPersVerwandschaften enthalten.


Das Ganze ist nur ein prinzipieller Vorschlag ohne Anspruch auf Vollständigkeit, Datenkonsistenz oder Optimierung...

[urgrossvater]

Hallo Access-Gott,
vielen Dank für die ausführlichen Informationen. Da hoffe ich nun mal, dass ich dass auch richtig umsetzen kann.
Da ich heute auswärts bin, melde ich mich morgen wieder.
Schöne Grüße aus Aue
Gerd Arnold
Urgroßvater

[urgrossvater]

Hallo Access-Gott,
war schneller wieder da als angenommen und habe schnell mal probiert.
Leider bin ich nicht weiter gekommen, wie früher auch schon.
Was mach ich falsch?
Als Anlage der Fehler.
Schöne Grüße aus Aue
Gerd Arnold

[Anhang gelöscht durch Administrator]

[Beaker s.a.]

Hallo urgrossvater (ist mir bis jetzt erspart geblieben, sogar ohne gross  )
Dann nimm' die tblVornamen zweimal in die Entwurfsansicht,
und verknüpfe die zweite ID mit dieser.
hth
gruss ekkehard

[urgrossvater]

Hallo ekkehard,
vielen Dank für die Antwort.
Wenn das die einzige Lösung ist, wäre das ganze Vorhaben für die Katz.
Für dieses kleine Beispiel würde das ja noch machbar sein, aber für mehr als 1000 Personen, 100e Nachnamen, Vornamen, Orte und Befufe???
Eine Frau hat meist mind. 2 Nachnamen, den Ehenamen und den Geburtsnamen. Ist der Ehemann frühzeitig gestorben hat sie meist schnell wieder geheiratet damit die Kinder versorgt waren. Hinzu kommt noch eine 3. Ehe und Atoptivnamen sind ebenfalls möglich.
Bei Vornamen sind 3 sehr häufig und 4 zumindest in einigen Fällen. 6 - 8 verschiedene Tätigkeite an ebensovielen Orten ist auch nichts außergewöhnliches.
Bei Nachnamen und Vornamen werden bis zu 4 fk, bei Berufe und Orte bis 10 fk benötigt.
Das würde ja bedeuten, dass die tbl 4, bzw 10 mal vorhanden sein müssten.
Das kann nicht die Lösung sein.
Schöne Grüße aus Aue
Gerd Arnold
Urgroßvater von Zwillingen, kommen jetzt in die Schule

[DF6GL]

Hallo,

für die Katz.
Das kann nicht die Lösung sein.

Dieser Tabellenaufbau ist entspr. Deiner Angaben erstellt...


Du(!) mußt halt erst mal eine genaue und vollständige Datenanalyse und -beschreibung durchführen und liefern...   Wenn es zu einer Person mehrere Nachnamen geben kann (wie vorher angedeutet, dann muß eben eine weitere Tabelle her, die die Namen und deren  Bedeutungen einer Person zuordnet... (prinzipiell wie bei tblPersEreignisse..., wobei diese Tabelle evtl. sogar für die Erfassung solcher Namen geeignet sein könnte).

[Beaker s.a.]

Hallo Franz,
Da denkt man mal man könnte im speziellen Fall auf Normalisierung verzichten,

Code [Auswählen] Erweitern

Pers_VN1ID (Zahl, Long, Fremdschlüssel zu Tabelle "tblVornamen")     hier ist bewußt auf Normalisierung verzichtet
Pers_VN2ID (Zahl, Long, Fremdschlüssel zu Tabelle "tblVornamen")     ""
Pers_VN3ID (Zahl, Long, Fremdschlüssel zu Tabelle "tblVornamen")     ""

und schon ist man der Gelackmeierte  - von wegen "Übernormalisierung" 

@urgrossvater

Bei Vornamen sind 3 sehr häufig und 4 zumindest in einigen Fällen. 6 - 8 verschiedene Tätigkeite an ebensovielen Orten ist auch nichts außergewöhnliches.
Bei Nachnamen und Vornamen werden bis zu 4 fk, bei Berufe und Orte bis 10 fk benötigt.

Nein, das wird dann über Zwischentabellen (n:m) verhindert. Da werden die Vorratstabellen (Vor-, Nachnamen usw.) mit der Stammdatentabelle in Beziehung gesetzt.

gruss ekkehard

[urgrossvater]

Hallo Franz und Eckard,
vielen Dank für die Auskünfte.
Zunächst möchte ich mich entschuldigen, wenn ich mein Anliegen nicht richtig rüber gebracht habe.
Auch habe ich mich erst mal schlau gemacht, was "Normalisierung" heißt. Das ist genau das was ich wollte.
In meiner Ahnen-Datei kommt Friedrich 69 mal, Christian 73 mal und Johann sogar 145 mal vor. Selbstverständlich sind davon auch gleiche Kombinationen ( Bsp. Johann Friederich, Christian Friedrich) dabei, aber trotzdem ist es ein enormer Aufwand notwendig.
Sicher könnte ich auch die tblVornamen, die alle vorkommenden Vornamen enthält, 2 oder 3 mal kopieren und jeden Vornamen mit einer anderen tbl verbinden. Die Nachnamen wären mit dieser Methode noch das Einfachste. Aber wie gehts weiter mit den anderen Daten?
Als Anlage eine kleine Übersicht (3 Generationen).
Sollte es denn keine Möglichkeit geben, auf 2 oder mehr Elemente in einer Datei zuzugreifen???
Wenn nicht muss ich wohl oder übel auf Access verzichten und doch noch mal mit Excel probieren.
Bitte gebt mir noch Antwort, damit ich dann das Thema beenden kann.
Schöne Grüße aus Aue
Gerd Arnold

[Anhang gelöscht durch Administrator]

[bahasu]

Selbstverständlich sind davon auch gleiche Kombinationen ( Bsp. Johann Friederich, Christian Friedrich) dabei, aber trotzdem ist es ein enormer Aufwand notwendig.

Hallo,

das Stichwort "Übernormalisierung" ist ja bereits gefallen.
Warum ist denn nicht bei den Vornamen ein Eintrag wie "Johann Friederich" möglich?

Ansonsten könnte man die Normalisierung auch noch weiter treiben in der Art:
jeder Buchstabe kommt in eine Tabelle, aus der dann die Namen und alles andere zusammengesetzt wird. 

Harald

[urgrossvater]

Hallo Harald,
wenn Du nicht mehr zu bieten hast, solltest Du die Antwort lieber bleiben lassen. Verstehen tust Du es ja sowieso nicht.
Ich dachte es gäbe wenigstens ein paar Experten, die mir Ratschläge erteilen könne, wie man ein solches Thema lösen kann, oder wenigstens sagen können, ob es mit Access lösbar ist.
Scheinbar habe ich mich verirrt. Ich werde wohl bei Excel bleiben.
Gerd

[oma]

Hallo Gerd,

dein letzter Beitrag ist wohl etwas aus deiner Verzweifelung geschrieben.

Du hats richtig gedacht: es gibt ein paar Experten und solche haben dir auch einige Ratschläge erteilt!
Hast du dein Tabellenaufbau von Franz intensiv durchgearbeitet und gibt es dazu aus deinen Anforderungen irgendwelche Mängel. Wenn ja, dann stelle  diese zur Diskussion.
Nur so kommst du doch weiter; es haben dir Experten geantwortet u. du solltest dich mit deren Hinweisen auseinandersetzten.

Access ist die Lösung für dein (nicht so einfaches) Problem!  nur du musst dich damit auseinandersetzen!


Gruß Oma

[bahasu]

Hallo Harald,
wenn Du nicht mehr zu bieten hast, solltest Du die Antwort lieber bleiben lassen. Verstehen tust Du es ja sowieso nicht.

Wenn Du gegen mich schreibst, ist das ok und ziehe mich auch gerne zurück.

Ich dachte es gäbe wenigstens ein paar Experten, die mir Ratschläge erteilen könne, wie man ein solches Thema lösen kann, oder wenigstens sagen können, ob es mit Access lösbar ist.

In Anbetracht der an der Diskussion beteiligten access-Gurus/Götter ist diese Formulierung nicht passend.

Harald