Access 2010: Gefilterte Berichte verketten?

[DBCreator]

Guten Tag allerseits =)

in meiner Datenbank habe ich 4 Berichte, die jeweils ihre maximale Höhe erreicht haben. Außerdem kann jeder dieser Berichte gefiltert geöffnet werden. (Anschreiben mit der Kundenanschrift des aktuell im Formular ausgewählten Kunden).

Eigentlich gehören diese 4 Berichte zusammen aber wegen der Höhengrenze von Access musste ich sie teilen. Hinzu kommt noch, dass es pro Kunde noch Dienstleister gibt, die für den jeweiligen Kunden arbeiten. Im Moment werden die Berichte zwar für den Kunden gefiltert aber nicht die zugehörigen Dienstleister. Ich müsste den Bericht nicht nur pro Kunden sondern auch pro Dienstleister filtern können. Dann müssen alle 4 Berichte in der richtigen Reihenfolge verkettet werden sodass man eine einzige PDF Datei erzeugen kann, die man per E-Mail an den jeweiligen Dienstleister schicken kann. In dieser PDF Datei ist dann der Bericht wobei vorher der Kunde und der einzelne Dienstleister ausgewählt wurden. Nicht alle Dienstleister pro Kunde denn das wäre Unsinn jedem Dienstleister ein Bericht mit den Daten für alle Dienstleister zu schicken. Er braucht ja nur das was ihn selbst betrifft.

Im Moment druckt der Kollege jeden Bericht seperat aus, legt sie per Hand richtig zusammen und versendet sie per Post. Das kostet Zeit und Geld. Per E-Mail wäre das viel besser und schneller.

Wie muss ich vorgehen bzw. kann ich überhaupt vorgehen und wie sieht möglicherweise ein Work-Around aus?

Besten Dank vorab!

[Hondo]

Hallo,
mir ist ein solches Feature nicht bekannt.
Aber du kannst doch eine Prozedur schreiben wo alle 4 Berichte in der Richtigen Reihenfolge ausgedruckt werden:

Private Sub AusdruckVierfach()
   DoCmd.OpenReport "Bericht4"...
   DoCmd.OpenReport "Bericht3"...
   DoCmd.OpenReport "Bericht2"...
   DoCmd.OpenReport "Bericht1"...
End Sub

Dann sollten die Seiten bereits richtig aufeinander liegen (je nach Drucker).

Gruß Andreas

[MzKlMu]

Hallo,
ich möchte erhebliche Zweifel am Datenmodell anmelden.

Hinzu kommt noch, dass es pro Kunde noch Dienstleister gibt, die für den jeweiligen Kunden arbeiten. Im Moment werden die Berichte zwar für den Kunden gefiltert aber nicht die zugehörigen Dienstleister.

Dann sollte es eine Beziehung geben zwischen Dienstleister und Kunde. Dann muss auch nicht gefiltert werden. Auch kein Unterbericht wäre notwendig. Ein gruppierter Bericht würde das alles erschlagen.

Nicht alle Dienstleister pro Kunde denn das wäre Unsinn jedem Dienstleister ein Bericht mit den Daten für alle Dienstleister zu schicken. Er braucht ja nur das was ihn selbst betrifft.

Auch das kann bei korrektem Aufbau der DB völlig ohne Probleme (und ganz automatisch, ohne jede Filterung) mit einem gruppierten Bericht erledigt werden.

und wie sieht möglicherweise ein Work-Around aus?

Das was Du jetzt hast, ist der Work-Around, bei korrektem Datenmodell ist das alles überflüssig.

Alleine aus der Tatsache, dass die Berichtshöhe von ~57cm nicht ausreichend ist, lässt sich schließen, dass das Datenmodell nicht stimmt.
Ich habe solche Berichtshöhen noch nie gebraucht, seit Access2.0

Vieleicht kannst Du ja mal eine Beispieldb (mit einigen Spieldaten) erstellen und hier hochladen. Aber bitte in Access2003.

[DBCreator]

Danke für eure Antworten :-)

Die Datenbank ist zwar etwas älter (von 2009) aber funktionert sonst sehr gut. Ich kann die Strukturbdenken aber gut nachvollziehen.

Ich habe nun einen anderen Weg gewählt. Ich habe in MS Word eine Vorlage erstellt mit benannten Textfeldern (also Formularfelder). Mit Access lasse ich die Daten einfach an die richtigen Stellen in Word übertragen. So habe ich alles was ich brauch in einem Word Dokument mit den Daten aus Access. Funzt wunderbar:

Das Thema ist damit "closed"

[database]

Hallo,

auch wenn du das Thema als 'closed' deklarierst möchte ich mich noch dranhängen.

Alleine aus der Tatsache, dass die Berichtshöhe von ~57cm nicht ausreichend ist, lässt sich schließen, dass das Datenmodell nicht stimmt.

Hier darf ich Klaus im vollen Umfang zustimmen und dem noch hinzufügen, dass es mir unerklärlich ist wie es überhaupt zu einer solchen Länge kommen kann.
Es ist für mich kaum vorstellbar, dass eine derartige Menge an Feldern auf einem Bericht ausgegeben werden MÜSSEN - auch wenn die zugrunde liegende Tabelle/Abfrage eine derartige Masse beinhaltet.

Wenn du nun aber die Felder allesamt in eine Word-Vorlage verpackt hast ist es doch ein erheblicher Aufwand diese zu befüllen - ausserdem kann ich mir nicht vorstellen, dass eine Word-Seite höher als 57 cm sein kann.
Also gehe ich davon aus, dass dieses Word-Dokument aus mehreren Seiten bestehen wird.
Access-Berichte können jedoch ebenfalls viele Seiten lang sein - das scheint mir dann eher eine Frage/Angelegenheit der Formatierung/Gruppierung der auszugebenden Daten zu sein.
Die Installation eines PDF-Creators der als Drucker fungiert (z.B. CutePDF) kann dann die vielen Seiten ohne größere Probleme sehr wohl in ein File ausgeben.

[DBCreator]

Ich kann erklären warum die Berichte so lang wurden. Nicht wegen der Fülle an Daten sondern weil viele andere feste Textinhalte mit enthalten waren. Es wurden nur an einigen Stellen Anschriften und wenige Daten eingetragen. Das meiste war aber vorgegebener Text, der sich nie verändert. Und das war das was die Berichte so lang werden lies.

[MzKlMu]

Hallo,

Nicht wegen der Fülle an Daten sondern weil viele andere feste Textinhalte mit enthalten waren.

In einer Datenbank würde man auch diese festen Inhalte in einer Tabelle speichern (Memofelder). Dann kann man diese Felder auf dem Bericht mit einer Höhe von 1mm(!!) anordnen und stellt die Eigenschaft "Vergrößerbar" auf Ja. An geeigneter Stelle dann noch einen (oder mehr) manuellen Seitenumbruch über das entsprechende Steuerelement. Dann kommt man spielend mit 57cm aus.