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Frage zur Machbarkeit eines Projekts

Begonnen von Kalbador, November 04, 2020, 14:54:10

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Kalbador

Hallo liebe Mitforianer,

ich arbeite gerade an einem Projekt, welches ich gerne über Excel abbilden wollte. Nun hat mir ein Kollege empfohlen, dass ganze doch einfach über Access durchzuführen, wovon ich auch sehr begeistert bin. Mein Problem bei der Sache ist, dass ich noch nie mit Access gearbeitet habe und deshalb nicht einschätzen kann, ob das ganze überhaupt (sinnvoll) realisierbar ist. Das "reinfuchsen" sollte kein Problem sein, doch die generelle Machbarkeit kann ich nicht einschätzen und bitte deshalb um Rat, bevor ich hier nun viele Ressourcen investieren und am Ende feststelle, dass es nicht funktioniert.

Die Fallstellung:
Abteilung A sendet wöchentlich vier Exceldateien mit ~7-10 Arbeitsblättern an Abteilung B (meine Abteilung). Die Arbeitsblätter enthalten Informationen zu verschiedenen Sachverhalten und müssen am Ende mit "Ja" oder "Nein" versehen werden. Dabei gibt es für jede der vier Dateien einen eigenen Bereich, sodass vier Bereiche jeweils eine Datei mit den 7-10 Arbeitsblättern erhalten. Dann wird alles mit ja/nein versehen, digital signiert und zurück geschickt.

Meine Frage nun:
Kann ich a).
Die Daten aus Excel in Access importieren (am besten alle Arbeitsblätter zusammen)?

Kann ich b).
In Access eine "Haupt" Datenbank anlegen, die für alle Dateien (also die vier) für jedes der 7-10 Tabellenblätter eine eigene "Unterdatenbank" hat, in welcher die Daten fortlaufend eingetragen werden (falls es mal Rückfragen gibt)?

Kann ich c).
In Access die Daten aus der Hauptdatenbank jede Woche für die entsprechenden Bereiche Freigeben, sodass diese sich gemütlich über die Formularfunktion durch die einzelnen Elemente klicken können?

Meine Idee ist es, die Excel Dateien zu empfangen, in Access zu importieren, dort eine große Datenbank mit allen Vorkommnissen zu pflegen und aus dieser Datenbank heraus wöchentlich die aktuellen Daten über die Formularfunktion bereitzustellen. Wenn die Kollegen die Formulare bearbeitet haben exportiere ich diese wieder und sende sie zurück an Abteilung A.

Wichtig ist jedoch, dass die Daten aus Excel Nr. 1 auch bei den Kollegen aus Bereich 1 landen müssen und die Tabellenblätter getrennt voneinander betrachtet werden müssen, da die "Formularattribute" sehr unterschiedlich sind.

Ich hoffe, dass das wenigstens ein wenig verständlich war. Ich freue mich über Rückfragen, um ein wenig mehr Klarheit in die Sache zu bringen und hoffe, dass ihr mir helfen könnt.

Ich danke euch schonmal im Voraus!
Mit besten Grüßen
Kalbador

MzKlMu

Hallo,
im Regelfall ist eine Exceltabelle vom Aufbau her für Access völlig ungeeignet.
Access ist ein Entwicklungsprogramm für relationale Datenbanken. Access kennt auch keine Unterdatenbanken. Eine Datenbank ist die Gesamtheit aller Tabellen dieser DB mit den Beziehungen. Ja, alle Tabellen müssen in Beziehung gesetzt werden.
Die Exceltabellen müssen analysiert werden um eine ordentliche Datenbank aufbauen zu können. Access kennt auch keine Tabellenblätter. Wahrscheinlich müssen alle Tabellenblätter von Excel in eine Tabelle mit einem Unterscheidungsmerkmal für das Blatt.

Deine Beschreibung ist auch viel zu abstrakt, als dass man wirklich was zum Aufbau sagen könnte.
Eines muss Dir aber klar sein, Du wirst mit großer Wahrscheinlichkeit keine einzige Exceltabelle unverändert in Access übernehmen können.
Es wird auch wenig sinnvoll sein, dass Deine Kollegen mit Excel weiterarbeiten. Wenn, dann sollte das komplett auf Access in einer Mehrbenutzerumgebung umgestellt werden. Un da muss die Datenbank in Backend (nur die Tabellen) und Frontend (die Benutzerführung, Formulare usw.) aufgeteilt werden. Und jeder User benötigt Access, mindestens als Runtime.
Und in Firmenumgebungen ist es sinnvoll als Backend einen profesionellen Datenbankserver zu verwenden, von denen es auch kostenlose Versionen gibt. Wenn es um sensible Daten geht, ist das mMn ein Muss.

Du wirst auch nicht umhin kommen, Dich vorher mit Access zu beschäftigen. Access muss man lernen, da geht nix intuitiv.

Hier mal 2 Links zum Einstieg:
https://www.hdm-stuttgart.de/~riekert/lehre/db-kelz/
und
https://www.access-tutorial.de/
Gruß
Klaus

ebs17

ZitatMeine Idee ist es, die Excel Dateien zu empfangen, in Access zu importieren, dort eine große Datenbank mit allen Vorkommnissen zu pflegen und aus dieser Datenbank heraus wöchentlich die aktuellen Daten über die Formularfunktion bereitzustellen.
Also das geht sehr gut. Die Arbeitsweise wird aber eine andere sein als Du Dir das intuitiv vorstellst.

Wie Klaus schon bemerkt: Excelblätter sind äußerst selten eine gute Vorgabe für Datenbanktabellen, in der Struktur  ist (Excel-)Logik fixiert, die für eine Datenbank alles andere als brauchbar ist.

Schritt 1: Erstellung eines durchdachten und funktionablen Datenmodells. In dessen Tabellen kann man dann Daten von irgendwoher importieren.
Die spätere Datenbereitstellung erfolgt dann über passende Selektierungen über Zeitstempel, Kollegen-Kennungen usw.
Mit freundlichem Glück Auf!

Eberhard

EnnyK

Ich würde mir mal in Excel Power Query anschauen. Damit kann man alle Dateien, die in einem Ordner liegen, erfassen, filtern, umformatieren und anschließend z.B. in eine Tabelle ausgeben. Hat man sich einmal die Mühe gemacht die Struktur festzulegen, dann geht die Aktualisierung wie am Schnürchen.